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Alles, was eine Mietverwaltung täglich braucht

Vom ersten Objekt bis zur unterschriebenen Abrechnung: Die Module greifen ineinander, jede Angabe wird genau einmal erfasst und dort weiterverwendet, wo sie hingehört.

Objekte und Einheiten

Jedes Haus bekommt seine Einheiten mit Wohnfläche, Anteilen, Zählern und Räumen. Daraus speisen sich später Abrechnung, Vertrag und Protokoll — Sie tragen die Stammdaten also genau einmal ein. Die Objektseite zeigt jederzeit, welche Einheiten belegt sind, welche frei stehen und wie hoch die Miete je Quadratmeter liegt.

  • Wohnungen, Gewerbeeinheiten und Garagen in einem Objekt
  • Wohnfläche, Anteile, Personenzahl und Räume je Einheit
  • Mietübersicht je Objekt mit Euro pro Quadratmeter
  • Zählerstammdaten, die in Protokolle übernommen werden

Mieter und Mieterakte

Zu jedem Mieter gehören Kontaktdaten, Ausweisangaben, die vorherige Anschrift und alle Unterlagen. Die Einheitenakte zeigt als Zeitstrahl, wer wann gewohnt hat, welche Schreiben herausgingen und welche Protokolle es gibt. Beim Auszug bleibt der Verlauf erhalten, ohne die laufende Verwaltung zu belasten.

Mieter und Mieterakte
Die Mieterliste mit Vertragsstand und offenen Posten. Ansicht aus dem SPro Manager, Beispieldaten.
  • Mieterakte mit Unterlagen-Ablage (Ausweis, Bonität, Schreiben)
  • Zeitstrahl je Einheit: wer wohnte wann, mit welchem Vertrag
  • Mehrere Mieter je Vertrag, auch mit späterem Wechsel
  • Kontaktaufnahme per E-Mail, WhatsApp oder SMS aus der Akte heraus

Mietverträge mit digitaler Unterschrift

Der Vertragsgenerator füllt eine geprüfte Vorlage mit Ihren Objekt-, Mieter- und Kostendaten. Jeder Paragraf bleibt einzeln bearbeitbar, die Betriebskostentabelle übernimmt die Verteilerschlüssel aus dem Objekt. Zum Unterschreiben verschicken Sie einen persönlichen Signatur-Link mit Bestätigungscode; die fertige Fassung wird eingefroren und liegt anschließend in der Mieterakte.

Mietverträge mit digitaler Unterschrift
Einheit mit laufendem Vertrag, Miethistorie und Unterschriftenstand. Ansicht aus dem SPro Manager, Beispieldaten.
  • Vorlagen für Wohnraum, Gewerbe und Garage
  • Betriebskostentabelle aus den Kostenarten des Objekts
  • Signatur-Link je Mieter mit Bestätigungscode per E-Mail
  • Unterschriebene Verträge sind schreibgeschützt und revisionssicher abgelegt
  • Export als Word-Datei und als PDF

Nebenkostenabrechnung

Sie erfassen die Kosten des Abrechnungsjahres, die Verteilung übernimmt die Software: nach Wohnfläche, Personen, Einheiten, Verbrauch, Anteilen oder direkt zugeordnet, bei Heizkosten im Verhältnis 70 zu 30. Ein- und Auszüge werden tagesgenau berücksichtigt, Leerstand trägt der Eigentümer. Am Ende steht je Mietverhältnis ein PDF mit Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil, Vorauszahlungen und Saldo — samt Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35a EStG.

Nebenkostenabrechnung
Übersicht der Betriebskostenabrechnungen je Abrechnungsjahr. Ansicht aus dem SPro Manager, Beispieldaten.
  • Verteilerschlüssel: Fläche, Personen, Einheiten, Verbrauch, Anteile, Heizkosten
  • Tagesgenaue Aufteilung bei Ein- und Auszug innerhalb des Jahres
  • Warnung bei sich überschneidenden Verträgen
  • Vorauszahlungen wahlweise aus den tatsächlichen Mieteingängen
  • Abrechnungs-PDF je Mieter, Ablage in der Akte und Versand per E-Mail
  • Anpassung der Vorauszahlung nach § 560 Abs. 4 BGB als fertiges Schreiben

Mieteingänge und Bankanbindung

Laden Sie einen Kontoauszug als PDF hoch oder verbinden Sie Ihr Konto über den lizenzierten Kontoinformationsdienst nach PSD2. Die Software erkennt Absender und Verwendungszweck, ordnet die Zahlung dem Mietverhältnis zu und merkt sich die Zuordnung für die Zukunft. Jede Zahlung wird in Kaltmiete und Nebenkosten getrennt, offene Beträge fallen im Fälligkeitsfenster sofort auf.

  • Kontoauszug-PDF einlesen, doppelte Buchungen werden erkannt
  • Optionale Bankanbindung nach PSD2 mit starker Kundenauthentifizierung
  • Lernende Zuordnung nach Absender, Verwendungszweck und Objekt
  • Aufteilung in Kaltmiete und Nebenkosten je Monat
  • Fälligkeitsprüfung mit Hinweis bei ausbleibender Miete
  • Jahresauswertung als Excel- und PDF-Datei

Übergabe- und Abnahmeprotokolle

Das Protokoll führt durch jeden Raum mit zwölf Prüfpunkten, nimmt Zählerstände, Schlüssel und Fotos auf und wird auf dem Gerät unterschrieben — von Mieter, Vermieter und bis zu zwei Zeugen, mit Ort und Uhrzeit. Beim Auszug öffnet sich das Abnahmeprotokoll mit den Werten des Einzugs als Vergleich, bewertet wird aber neu.

Übergabe- und Abnahmeprotokolle
Abnahmeprotokolle mit Zählerständen, Mängeln und Fotos. Ansicht aus dem SPro Manager, Beispieldaten.
  • Zwölf Prüfpunkte je Raum, Bewertung in drei Stufen
  • Zähler für Strom, Gas, Wasser und Heizung mit Nummer und Stand
  • Fotos direkt vom Handy, im Browser verkleinert
  • Unterschriften mit Ort, Datum und Uhrzeit
  • Abnahme mit Vorher-Nachher-Vergleich aus der Übergabe

Immobilien-Exposés

Für eine freie Wohnung erstellen Sie ein Exposé mit Bildern und Eckdaten und geben es über einen eigenen Link frei — ohne Konto für den Interessenten. Anfragen laufen mit Kontaktdaten und Unterlagen in der Verwaltung auf, aus einer Anfrage wird mit einem Klick ein Besichtigungstermin. Für soziale Netzwerke erzeugt die Software ein fertiges Hochformat-Bild.

  • Öffentlicher Exposé-Link ohne Anmeldung
  • Bilder per Ziehen und Ablegen, Titelbild frei wählbar
  • Anfrageformular mit Unterlagen-Upload
  • Status verfügbar, reserviert, vermietet oder verkauft

Fristen und Nachweise

Nebenkostenabrechnung, Heizungsprüfung, Legionellen, Rauchmelder, Energieausweis, Kautionsabrechnung und die Sperrfrist vor der nächsten Mieterhöhung: Jede dieser Fristen kostet Geld, wenn sie verstreicht. Was sich aus Ihren Daten ergibt, rechnet die Software selbst aus. Was eine Prüfung belegt, tragen Sie mit einem Datum ein — die nächste Fälligkeit steht dann von allein fest.

  • Eine Kachel je Haus, aufklappbar bis zur einzelnen Wohnung
  • Rauchmelder-Wartung je Wohnung, auf Wunsch fürs ganze Haus auf einmal
  • Abrechnungsfrist und Sperrfrist ohne Eingabe aus Ihren Daten gerechnet
  • Jede erfasste Prüfung bleibt als Nachweis erhalten

Termine

Termine hängen an Objekt, Einheit und Mieter oder an einem Interessenten ohne Konto. Die Einladung geht per E-Mail oder WhatsApp mit vorbereitetem Text heraus, der Kalendereintrag als ICS-Datei liegt bei. Vierundzwanzig Stunden vorher erinnert die Software von selbst.

Termine
Termine und Fristen im Blick, nach Objekt gefiltert. Ansicht aus dem SPro Manager, Beispieldaten.
  • Termintypen Besichtigung, Übergabe, Abnahme und Sonstiges
  • Adresssuche mit Vorschlägen
  • Einladung per E-Mail oder WhatsApp, Kalendereintrag als ICS
  • Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin

Mieterportal

Vertrag, Abrechnung, Protokoll und Schreiben legen Sie mit einem Haken für das Portal frei. Der Mieter meldet sich mit seinem Zugang an und findet die Unterlagen dort jederzeit wieder. Offene Unterschriften erscheinen im Portal als eigener Abschnitt.

  • Freigabe je Dokument, nichts wird versehentlich sichtbar
  • Bereich für offene Unterschriften
  • Zugang für jeden Mieter eines Vertrags

Dokumente und Schreiben

Aus der Einheitenakte heraus schreiben Sie Mieterhöhungen, Anpassungen der Vorauszahlung, Abrechnungsschreiben und Kündigungen. Die Schreiben tragen Ihre Absenderdaten und Ihre Unterschrift, werden als PDF abgelegt und wirken direkt im System: eine Anpassung der Vorauszahlung ändert ab dem Stichtag auch die Sollmiete.

  • Mieterhöhung, Nebenkostenanpassung, Abrechnungsschreiben, Kündigung
  • Automatische Ablage in der Mieterakte, auf Wunsch im Portal sichtbar
  • Anpassungen wirken ab Stichtag in Fälligkeit, Abrechnung und Auswertung

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