Muss ich dem Mieter die Belege von mir aus zuschicken?

Nein. Der Regelfall ist die Einsicht in die Originalunterlagen. Der Mieter hat einen Anspruch darauf, sie einzusehen, nicht darauf, sie unaufgefordert zugesandt zu bekommen. Freiwillig können Sie Unterlagen natürlich mitschicken; bei kleinen Objekten ist das oft der schnellere Weg.

Wo findet die Einsicht statt?

Grundsätzlich dort, wo die Unterlagen geführt werden, also am Sitz des Vermieters oder der Verwaltung. Der Mieter muss den Weg dorthin auf sich nehmen. Ist die Entfernung unzumutbar groß, kommt stattdessen die Übersendung von Kopien in Betracht.

Darf ich für Kopien Geld verlangen?

Wenn Sie Kopien anstelle der Einsicht bereitstellen, können Sie die tatsächlichen Kosten ersetzt verlangen. Der Betrag muss sich an den echten Aufwendungen orientieren. Eine Pauschale, die erkennbar über den Kosten liegt, ist nicht durchsetzbar.

Muss ich Einsicht in die Abrechnungen der anderen Mieter geben?

Der Mieter darf prüfen, ob die Gesamtkosten vollständig und richtig verteilt wurden. Dazu kann die Einsicht in weitere Unterlagen gehören, wenn ein konkreter Anlass besteht. Personenbezogene Daten anderer Mieter sind dabei zu schützen; die Namen sind für die Prüfung des Schlüssels regelmäßig nicht erforderlich.

Wie lange kann der Mieter Einsicht verlangen?

Der Anspruch besteht im Zusammenhang mit der Prüfung einer Abrechnung, praktisch also innerhalb der Einwendungsfrist von zwölf Monaten nach deren Zugang. Verweigern Sie die Einsicht, kann sich diese Frist zugunsten des Mieters verschieben, weil er die verspätete Einwendung dann nicht zu vertreten hat.

Reicht es, dem Mieter eine Aufstellung zu zeigen?

Nein. Der Anspruch richtet sich auf die Belege selbst, also Rechnungen, Verträge und Zahlungsnachweise. Eine selbst erstellte Aufstellung ist kein Beleg, sondern nur eine Wiederholung der Abrechnung.

Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung

Nach jeder Nebenkostenabrechnung kommt bei einem Teil der Mieter dieselbe Bitte: Man möchte die Belege sehen. Der Anspruch besteht, er ist aber begrenzt. Wer weiß, was er schuldet und was nicht, führt den Termin in einer halben Stunde und vermeidet den Streit, der sonst folgt.

Woraus sich der Anspruch ergibt

Die Betriebskostenabrechnung ist eine Rechenschaft über verwaltetes fremdes Geld: über die Vorauszahlungen des Mieters. Wer Rechenschaft ablegt, muss seine Angaben belegen können. Aus diesem Grundgedanken folgt das Recht des Mieters, die zugrunde liegenden Unterlagen einzusehen. Es ist eine Nebenpflicht aus dem Mietvertrag und bedarf keiner besonderen Vereinbarung.

Der Mieter muss die Einsicht verlangen. Von sich aus schulden Sie nur die Abrechnung, nicht die Belege. Ein Verlangen ist an keine Form gebunden; eine E-Mail genügt. Eine Begründung ist grundsätzlich nicht erforderlich, wohl aber dann, wenn die Einsicht über die eigene Abrechnung hinausgehen soll.

In der Wohnungseigentümergemeinschaft gilt Vergleichbares für die Eigentümer: Sie können Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Die beiden Ebenen sind zu trennen. Ein Mieter kann seine Einsicht nur gegenüber seinem Vermieter geltend machen, nicht unmittelbar gegenüber der Hausverwaltung der Gemeinschaft.

Welche Unterlagen erfasst sind

Erfasst sind die Unterlagen, aus denen sich die abgerechneten Positionen ergeben:

Rechnungen der Versorger und Dienstleister für den Abrechnungszeitraum
Verträge, aus denen sich wiederkehrende Kosten ergeben, etwa Wartungs- und Versicherungsverträge
Bescheide über öffentliche Abgaben, etwa Grundsteuer, Straßenreinigung und Abfall
Abrechnungen des Messdienstes einschließlich der Ablesewerte der eigenen Einheit
Zahlungsnachweise, soweit der Mieter die tatsächliche Zahlung in Zweifel zieht
die Berechnungsgrundlagen des Verteilerschlüssels, etwa die Flächenaufstellung des Hauses

Nicht erfasst sind Unterlagen ohne Bezug zur Abrechnung. Der Kaufvertrag über das Objekt, die Finanzierung oder die Steuerakte gehen den Mieter nichts an. Ebenso wenig muss die interne Kalkulation offengelegt werden.

Zahlungsnachweise sind ein häufiger Streitpunkt. Der Anspruch richtet sich zunächst auf die Rechnungen. Bestreitet der Mieter konkret, dass eine Rechnung bezahlt wurde, ist auch der Zahlungsnachweis vorzulegen. Ein pauschales Verlangen nach sämtlichen Kontoauszügen müssen Sie nicht erfüllen.

Ort und Zeit der Einsicht

Die Einsicht findet dort statt, wo die Unterlagen geführt werden: am Sitz des Vermieters oder der Verwaltung. Es handelt sich um eine Holschuld. Der Mieter hat keinen Anspruch darauf, dass die Belege zu ihm gebracht werden, und auch keinen darauf, dass die Einsicht in seiner Wohnung stattfindet.

Der Termin ist zu üblichen Geschäftszeiten anzubieten und in angemessener Frist. Wer über Wochen keinen Termin anbietet, verweigert die Einsicht faktisch. Umgekehrt muss der Mieter sich auf die angebotenen Zeiten einlassen; er kann keinen Termin am Sonntagabend verlangen.

Der Mieter darf eine Person seines Vertrauens mitbringen, etwa einen Angehörigen, einen Mieterverein oder einen Rechtsanwalt. Er darf sich Notizen machen und nach verbreiteter Praxis auch Fotografien der Belege anfertigen. Ein Recht, die Unterlagen mitzunehmen, besteht nicht.

Kopien statt Einsicht

Ist dem Mieter die Einsicht am Ort der Verwaltung nicht zuzumuten, tritt an ihre Stelle die Übersendung von Kopien. Der klassische Fall ist der weit entfernte Verwaltungssitz. Ist der Mieter nach dem Ende des Mietverhältnisses in eine andere Stadt gezogen, liegt es ebenfalls nahe.

Für Kopien, die Sie anstelle der Einsicht bereitstellen, können Sie die tatsächlich entstandenen Kosten ersetzt verlangen. Rechnen Sie realistisch: Papier, Toner und der Aufwand des Kopierens. Ein Betrag, der erkennbar als Abschreckung gedacht ist, ist nicht durchsetzbar und wirkt im Streitfall gegen Sie.

Das Zurückbehaltungsrecht des Mieters

Verweigern Sie die Einsicht oder bieten Sie keinen Termin an, darf der Mieter die Zahlung einer Nachforderung zurückhalten, bis er die Belege prüfen konnte. Das ist kein Einwand gegen die Abrechnung selbst, sondern ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht.

Praktisch heißt das: Solange die Einsicht aussteht, kommt der Mieter nicht in Verzug. Eine Mahnung geht ins Leere, Verzugszinsen entstehen nicht, und eine auf den Rückstand gestützte Kündigung wäre unwirksam. Wer die Einsicht verzögert, verzögert damit sein eigenes Geld.

Umgekehrt entfällt das Zurückbehaltungsrecht, sobald die Einsicht ordnungsgemäß angeboten wurde und der Mieter den Termin nicht wahrnimmt. Dokumentieren Sie deshalb Ihr Angebot mit Datum und Uhrzeit. Diese Notiz ist der Kern der Beweisführung, falls es später zum Streit kommt.

Datenschutz und Schwärzungen

Belege enthalten regelmäßig personenbezogene Daten Dritter: Namen anderer Mieter auf einer Einzelabrechnung, Bankdaten auf einer Rechnung, Angaben zu Beschäftigten des Hausmeisterdienstes. Diese Daten sind nicht erforderlich, damit der Mieter seine eigene Abrechnung prüfen kann.

Schwärzen Sie deshalb, was nicht zur Prüfung beiträgt, und legen Sie offen, was dafür nötig ist. Für die Kontrolle des Verteilerschlüssels genügen die Flächen oder Personenzahlen je Einheit ohne Namen. Bei Sozialdaten und Angaben zur Gesundheit ist ohnehin Zurückhaltung geboten.

Wichtig ist die Balance: Eine Schwärzung, die den Beleg unlesbar macht, erfüllt den Anspruch nicht. Wenn aus einer Rechnung weder der Leistungszeitraum noch der Betrag hervorgeht, war die Einsicht wertlos.

Den Termin praktisch organisieren

Auf das Verlangen zeitnah antworten und zwei konkrete Termine anbieten.
Die Belege vorab in der Reihenfolge der Abrechnung sortieren; das verkürzt den Termin erheblich.
Zu jeder Position den Beleg bereitlegen und Positionen ohne Beleg vorab klären.
Beim Termin die Anwesenden, die Dauer und die eingesehenen Unterlagen kurz notieren.
Offene Punkte schriftlich festhalten und innerhalb einer Woche beantworten.

Der häufigste Fehler ist nicht die Verweigerung, sondern das Schweigen. Wer auf ein Einsichtsverlangen nicht antwortet, riskiert das Zurückbehaltungsrecht und verlängert die Einwendungsfrist. Eine kurze Antwort mit zwei Terminvorschlägen kostet fünf Minuten.

Ein zweiter Punkt betrifft den Ton. Ein Einsichtsverlangen ist kein Angriff, sondern die Ausübung eines Rechts. Wer sachlich antwortet, einen Termin anbietet und die Unterlagen geordnet bereitlegt, erlebt in aller Regel einen ruhigen Termin. Wer den Vorgang als Zumutung behandelt, erzeugt die Auseinandersetzung, die er vermeiden wollte. Die Erfahrung vieler Verwaltungen ist, dass nach einer offenen Einsicht die Beanstandungen zurückgehen, selbst wenn an der Abrechnung nichts geändert wird.

Schließlich lohnt sich der Blick auf die eigene Abrechnung. Positionen, die regelmäßig Rückfragen auslösen, sind oft nur unglücklich bezeichnet. Wird aus einer Sammelposition eine verständliche Kostenart mit Zeitraum und Leistung, entfällt ein Teil der Einsichtsverlangen von selbst.

Umsetzung im SPro Manager

Im SPro Manager hängen die Belege an der Kostenposition, aus der sie stammen. Beim Erstellen einer Abrechnung entsteht dadurch ohne zusätzlichen Aufwand eine vollständige Belegsammlung zum Abrechnungszeitraum. Für einen Einsichtstermin muss nichts gesucht werden.

Eine Einsichtsanfrage lässt sich als Vorgang zum Mietverhältnis festhalten, mit Eingangsdatum, angebotenen Terminen und dem, was tatsächlich gezeigt wurde. Damit ist später belegbar, dass die Einsicht angeboten wurde, auch wenn sie nicht wahrgenommen worden ist.

Sollen Kopien bereitgestellt werden, lassen sich die Belege eines Zeitraums als Paket zusammenstellen. Wie eine Bereitstellung ohne Termin vor Ort funktioniert und was dabei zu beachten ist, behandelt der Beitrag zur digitalen Belegeinsicht.