Leerstand ist kein Sonderfall der Abrechnung, sondern ihr Prüfstein. Fast jeder Fehler, der beim Verteilerschlüssel gemacht werden kann, wird bei einer leeren Wohnung sichtbar. Die Regel dahinter ist einfach: Das Risiko, keine Miete zu erhalten, trägt der Eigentümer, und zwar einschließlich der Betriebskosten.
Der Grundsatz: der Eigentümer trägt den Anteil
Betriebskosten entstehen für das Gebäude. Ob eine Wohnung vermietet ist, ändert daran nichts: Die Grundsteuer wird erhoben, die Versicherung läuft, das Treppenhaus wird gereinigt. Verteilt wird auf alle Einheiten, auch auf die unvermieteten. Der auf sie entfallende Anteil bleibt beim Eigentümer.
Der gegenteilige Weg wäre eine Verlagerung des unternehmerischen Risikos auf die Mieter. Ein Mieter, der nichts dafür kann, dass die Nachbarwohnung nicht vermietet ist, müsste dann mehr zahlen als in einem vollen Haus. Das ist nicht zulässig, und es fällt bei jeder Prüfung sofort auf, weil die Gesamtfläche in der Abrechnung nicht zur Fläche des Hauses passt.
Für die Praxis folgt daraus eine klare Reihenfolge: erst die Gesamtkosten, dann die vollständige Bezugsgröße des Hauses, dann die Anteile. Der Leerstand ist ein Anteil wie jeder andere, nur dass sein Empfänger der Eigentümer ist.
Leerstand beim Flächenschlüssel
Beim Flächenschlüssel ist der Fall am einfachsten. In den Nenner gehört die gesamte Wohn- und Nutzfläche des Hauses. Eine leerstehende Wohnung von siebzig Quadratmetern in einem Haus mit siebenhundert Quadratmetern trägt zehn Prozent aller flächenbezogenen Kosten. Diese zehn Prozent zahlt der Eigentümer.
Der Fehler, der hier gemacht wird, sieht harmlos aus: Die leere Wohnung wird aus der Aufstellung genommen, weil ihr ja niemand zugeordnet ist. Der Nenner sinkt, und der Anteil aller übrigen Mieter steigt. In einem Haus mit acht Wohnungen und zwei Leerständen sind das schnell zwanzig Prozent zu viel.
Steht eine Wohnung nur einen Teil des Jahres leer, ist zeitanteilig zu rechnen. Für die Monate der Vermietung trägt der Mieter den Anteil, für die übrigen Monate der Eigentümer. Die Summe beider Anteile entspricht dem vollen Jahresanteil der Einheit.
Leerstand beim Personenschlüssel
Beim Personenschlüssel ist die Lage schwieriger, weil eine leere Wohnung rechnerisch keine Bewohner hat. Setzt man sie mit null an, verschwindet sie aus dem Nenner, und die gesamte Kostenlast verteilt sich auf die verbliebenen Bewohner. Genau das darf nicht geschehen.
Verbreitet wird eine leerstehende Wohnung deshalb mit einer Person angesetzt. Damit bleibt ein Anteil beim Eigentümer, und die Rechnung geht auf. Sauberer ist es, in der Abrechnung ausdrücklich zu erläutern, wie der Leerstand berücksichtigt wurde. Der Hinweis kostet eine Zeile und nimmt der häufigsten Rückfrage die Grundlage.
Wer viele Wechsel und wenig belastbare Belegungsdaten hat, sollte prüfen, ob der Personenschlüssel für die betreffende Kostenart überhaupt der richtige Maßstab ist. Eine Umstellung ist allerdings nur unter den Voraussetzungen möglich, die für die Änderung des Verteilerschlüssels gelten, insbesondere nur mit Wirkung für einen künftigen Abrechnungszeitraum.
Heizkosten bei leeren Wohnungen
Bei Heizung und Warmwasser wirkt der Leerstand auf beide Teile der Abrechnung. Die Grundkosten laufen für die leere Wohnung weiter, denn Bereitschaftsverluste und Verteilverluste entstehen unabhängig von der Nutzung. Diesen Anteil trägt der Eigentümer.
Auch der Verbrauch ist zu erfassen. Eine leerstehende Wohnung wird in der Heizperiode regelmäßig frostfrei gehalten, und sie nimmt Wärme aus benachbarten Einheiten auf. Lesen Sie die Geräte deshalb auch bei Leerstand ab und ordnen Sie die Werte dem Eigentümer zu. Wer die Erfassung unterlässt, muss später schätzen und liefert damit einen Angriffspunkt.
Wasser, Müll und Grundgebühren
Bei verbrauchsabhängigen Kosten mit Zähler ist der Leerstand unproblematisch: Der Zähler steht, der Verbrauch ist null. Zu beachten sind aber die Grundgebühren, die unabhängig vom Verbrauch anfallen. Sie werden nach dem für die Kostenart geltenden Schlüssel verteilt, und der Anteil der leeren Einheit bleibt beim Eigentümer.
Bei der Abfallentsorgung richtet sich die Gebühr regelmäßig nach Zahl und Größe der Behälter, nicht nach dem tatsächlichen Aufkommen. Der Leerstand senkt die Kosten also zunächst nicht. Verteilt wird nach dem vereinbarten Schlüssel, wobei die leere Einheit wie bei allen anderen Kostenarten mitzuzählen ist.
Für die Verkehrssicherung ändert Leerstand nichts. Winterdienst, Beleuchtung und Reinigung sind unabhängig von der Belegung geschuldet, und ihre Kosten fallen weiter an. Auch hier gilt: verteilen auf alle Einheiten, den Anteil des Leerstands selbst tragen.
Längerer Leerstand und Kostensenkung
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit verlangt, die Betriebskosten in angemessenem Rahmen zu halten. Steht über längere Zeit ein erheblicher Teil des Hauses leer, gehört dazu die Prüfung, ob sich einzelne Leistungen anpassen lassen: weniger oder kleinere Müllbehälter, ein reduzierter Reinigungsturnus, die Abmeldung nicht benötigter Anschlüsse.
Der Effekt ist doppelt. Der Eigentümer senkt den Anteil, den er selbst trägt, und die verbliebenen Mieter zahlen weniger. Gerade bei Modernisierungen mit längerem Leerstand ganzer Stränge lohnt sich der Blick auf die laufenden Verträge, bevor die Abrechnung entsteht.
Umgekehrt darf die Kostensenkung nicht zulasten der verbliebenen Mieter gehen. Wird die Treppenhausreinigung eingestellt, obwohl noch Mieter im Haus wohnen, ist das keine Wirtschaftlichkeit, sondern eine Leistungskürzung, die Ansprüche auslösen kann.
Typische Streitpunkte
- Die Gesamtfläche in der Abrechnung passt nicht zur tatsächlichen Fläche des Hauses.
- Leerstehende Einheiten werden beim Personenschlüssel mit null angesetzt.
- Für die leere Wohnung werden keine Heizwerte erfasst; der Verbrauch landet als Differenz bei den Mietern.
- Bei unterjährigem Leerstand wird nicht zeitanteilig, sondern nach dem Stand zum Jahresende gerechnet.
- Die Grundgebühren des Wasseranschlusses werden nur auf die bewohnten Einheiten verteilt.
- In der Abrechnung fehlt jeder Hinweis darauf, wie der Leerstand behandelt wurde.
Der letzte Punkt ist der wichtigste. Eine Abrechnung, die den Umgang mit dem Leerstand offenlegt, wird seltener beanstandet als eine, die ihn stillschweigend richtig behandelt. Nachvollziehbarkeit ist hier wertvoller als Kürze.
Für die eigene Kalkulation lohnt es sich, den Leerstandsanteil je Objekt und Jahr getrennt auszuweisen. Er ist eine der wenigen Zahlen, die den wirtschaftlichen Zustand eines Hauses unmittelbar zeigen: Neben der ausgefallenen Miete stehen die Betriebskosten, die weiterlaufen. Wer nur die entgangene Kaltmiete betrachtet, unterschätzt die Kosten eines Leerstands regelmäßig um einen erheblichen Betrag.
Diese Zahl gehört auch in die Unterlagen für den Steuerberater. Bei fortbestehender Vermietungsabsicht kommen die auf leerstehende Einheiten entfallenden Kosten regelmäßig als Werbungskosten in Betracht. Ob und in welchem Umfang das gilt, hängt vom Einzelfall ab; die saubere Trennung der Beträge ist aber in jedem Fall die Voraussetzung dafür.
Umsetzung im SPro Manager
Der SPro Manager führt Einheiten unabhängig von Mietverhältnissen. Eine Wohnung bleibt mit ihrer Fläche und ihren Zählern im Objekt, auch wenn ihr gerade kein Mieter zugeordnet ist. Bei der Abrechnung geht sie deshalb selbstverständlich in die Bezugsgröße ein.
Zeiträume ohne Mietverhältnis werden als Leerstand geführt und dem Eigentümer zugeordnet. Bei unterjährigem Leerstand teilt die Abrechnung die zeitabhängigen Anteile automatisch auf, sodass Mieter und Eigentümer jeweils den Anteil ihrer Monate tragen.
In der Auswertung ist sichtbar, welcher Betrag im Abrechnungsjahr auf Leerstand entfallen ist, getrennt nach Kostenarten. Das ist die Zahl, die für die eigene Kalkulation und für den Steuerberater gebraucht wird. Weicht die Summe der verteilten Anteile von den Gesamtkosten ab, erscheint der Hinweis vor dem Versand.