Die Verwaltung führt die Geschäfte der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und vertritt sie nach außen. Sie ist damit das ausführende Organ einer rechtsfähigen Gemeinschaft, nicht der Dienstleister einzelner Eigentümer. Wer diese Stellung versteht, versteht auch, warum das Gesetz zwischen der Bestellung und dem Vertrag unterscheidet und warum diese Trennung in der Praxis so oft für Verwirrung sorgt.
Bestellung und Vertrag sind zweierlei
Über die Bestellung und Abberufung der Verwaltung beschließen die Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG). Die Bestellung ist der Organisationsakt: Sie verschafft der Verwaltung die Stellung als Organ mit den gesetzlichen Aufgaben und Befugnissen. Daneben steht der Verwaltervertrag, der die schuldrechtliche Seite regelt: Vergütung, Leistungsumfang, Laufzeit, Kündigung.
In der Versammlung werden deshalb zwei Beschlüsse gefasst: einer über die Bestellung für einen bestimmten Zeitraum und einer über den Abschluss des Vertrags zu den vorliegenden Bedingungen. Der Vertragsentwurf gehört zu den Einladungsunterlagen. Wer nur über die Bestellung abstimmt und den Vertrag später unterschreiben lässt, riskiert Streit über die Vergütung.
Die Trennung hat Folgen. Die Bestellung endet mit Zeitablauf oder Abberufung; der Vertrag kann davon abweichende Regeln enthalten, endet aber spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
Laufzeit und Wiederbestellung
Die Bestellung kann auf höchstens fünf Jahre vorgenommen werden, im Fall der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre (§ 26 WEG). Die kürzere Frist bei der Erstbestellung schützt die Erwerber vor einer langen Bindung an die vom Bauträger ausgewählte Verwaltung.
Eine wiederholte Bestellung ist zulässig; sie bedarf eines erneuten Beschlusses, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann. Diese Sperre verhindert, dass eine Gemeinschaft sich über Jahre im Voraus bindet. Ein zu früh gefasster Beschluss ist anfechtbar.
Planen Sie den Termin: Die Wiederbestellung gehört auf die Tagesordnung der Versammlung, die im letzten Jahr der Laufzeit stattfindet. Läuft die Bestellung aus, ohne dass neu bestellt wurde, ist die Gemeinschaft ohne Verwaltung. Sie ist dann durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich zu vertreten, was den Alltag erheblich erschwert.
Der zertifizierte Verwalter
Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt (§ 26a WEG). Die Einzelheiten der Prüfung regelt eine Verordnung.
Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Jeder einzelne Eigentümer kann das also verlangen. Eine Ausnahme gilt für kleine Anlagen mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, wenn ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt. Die Übergangsfristen, die das Gesetz nach der Reform vorgesehen hatte, sind abgelaufen.
Die Zertifizierung ist persönlich. Bei einer Gesellschaft als Verwalterin gilt sie als erfüllt, wenn die Personen, die für die Gesellschaft handeln, zertifiziert sind. Lassen Sie sich den Nachweis vor der Bestellung vorlegen und legen Sie ihn zu den Unterlagen.
Aufgaben und Befugnisse
Die Verwaltung ist gegenüber der Gemeinschaft berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind (§ 27 Abs. 1 WEG). Die Wohnungseigentümer können diese Rechte und Pflichten durch Beschluss einschränken oder erweitern (§ 27 Abs. 2 WEG).
Diese Regelung ist bewusst offen gehalten. Was untergeordnet ist, hängt von der Größe der Gemeinschaft ab; in einer Anlage mit zweihundert Einheiten liegt die Grenze anders als bei sechs. Deshalb empfiehlt sich ein Beschluss, der die Befugnisse konkretisiert, etwa mit einem Betragsrahmen für Aufträge im Einzelfall und im Jahr.
Daneben stehen die gesetzlichen Pflichten, die nicht zur Disposition stehen: Einberufung der Versammlung, Führung der Beschluss-Sammlung, Aufstellung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht, Durchführung der Beschlüsse.
Vertretung der Gemeinschaft
Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird durch die Verwaltung vertreten (§ 9b Abs. 1 WEG). Beim Abschluss eines Grundstückskaufvertrags oder eines Darlehensvertrags gilt das nur aufgrund eines Beschlusses der Wohnungseigentümer. Fehlt eine Verwaltung, wird die Gemeinschaft durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten.
Die Vertretungsmacht ist im Außenverhältnis nicht beschränkbar. Eine interne Weisung, Aufträge nur bis zu einem bestimmten Betrag zu erteilen, wirkt gegenüber dem Handwerksbetrieb nicht: Der Vertrag kommt zustande, auch wenn die Verwaltung ihre internen Grenzen überschreitet. Sie macht sich dann gegenüber der Gemeinschaft schadensersatzpflichtig, aber der Dritte behält seinen Anspruch.
Gegenüber der Verwaltung selbst wird die Gemeinschaft durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten (§ 9b Abs. 2 WEG). Das betrifft genau den Verwaltervertrag: Die Verwaltung kann ihn nicht mit sich selbst schließen.
Vergütung und Vertragsinhalt
Für die Vergütung gibt es keine gesetzliche Gebührenordnung. Üblich ist ein monatlicher Betrag je Einheit, gestaffelt nach Größe und Aufwand der Anlage, ergänzt um gesondert vergütete Sonderleistungen. Wichtig ist, dass der Vertrag klar sagt, was in der Grundvergütung enthalten ist und was nicht.
In den Vertrag gehören außerdem:
- Beginn und Ende, abgestimmt auf die Dauer der Bestellung
- Umfang der Grundleistungen, insbesondere die Zahl der Versammlungen im Jahr
- Sonderleistungen mit Preisen, etwa die Betreuung größerer Baumaßnahmen
- Regelungen zur Erreichbarkeit und zum Notdienst
- Umgang mit Unterlagen und Herausgabe bei Vertragsende
- Nachweis der Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung
Eine Klausel, die eine Vergütung für die Herausgabe der Unterlagen an die Nachfolgerin vorsieht, ist kritisch zu sehen: Die Herausgabe ist Pflicht und keine Sonderleistung. Ebenso sollten Klauseln vermieden werden, die die Haftung über das gesetzlich Zulässige hinaus beschränken.
Abberufung und Vertragsende
Die Verwaltung kann jederzeit abberufen werden (§ 26 WEG). Ein wichtiger Grund ist dafür seit der Reform nicht mehr erforderlich; der Beschluss mit einfacher Mehrheit genügt. Damit hat sich das Gewicht deutlich zu den Eigentümern verschoben.
Ein Vertrag mit der Verwaltung endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Der Vertrag kann eine kürzere Frist vorsehen, aber keine längere Bindung. Bei einer Abberufung aus wichtigem Grund kommt zusätzlich die außerordentliche Kündigung des Vertrags in Betracht, etwa bei Veruntreuung, dauerhaft unterlassener Abrechnung oder fehlender Beschluss-Sammlung.
Nach Vertragsende sind die Unterlagen der Gemeinschaft herauszugeben: Teilungserklärung, Protokolle, Beschluss-Sammlung, Verträge, Abrechnungen, Belege, Schlüssel und die Verfügungsbefugnis über die Konten. Erstellen Sie ein Übergabeprotokoll mit Liste; das erspart der Nachfolgerin Monate der Rekonstruktion.
Umsetzung im SPro Manager
Bestellung und Vertrag werden getrennt geführt: der Bestellungszeitraum mit Beginn und Ende, der Vertrag mit Vergütung und Leistungsumfang. Weil das Ende der Bestellung hinterlegt ist, lässt sich die Wiederbestellung rechtzeitig auf die Tagesordnung setzen, und zwar innerhalb des zulässigen Jahres davor.
Der Nachweis der Zertifizierung und die Versicherungsbestätigung werden als Dokumente bei der Gemeinschaft abgelegt, mit Gültigkeitsdatum. Beschlüsse, die die Befugnisse erweitern oder einschränken, etwa ein Betragsrahmen für Aufträge, hängen am Beschlussdatensatz und sind so im Zweifel schnell auffindbar.
Für den Fall des Verwalterwechsels liegen die Unterlagen der Gemeinschaft an einer Stelle: Beschlüsse, Abrechnungen, Verträge, Belege und Schriftverkehr, jeweils der Gemeinschaft oder der Einheit zugeordnet. Eine Übergabe wird damit zu einem Export statt zu einer Suche in Aktenordnern.