Welcher Verteilerschlüssel gilt, wenn im Mietvertrag nichts steht?

Dann greift der gesetzliche Auffangmaßstab des § 556a Abs. 1 BGB: Umlage nach dem Anteil der Wohnfläche. Für Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, ist dagegen nach Verbrauch oder Verursachung abzurechnen. Für Heizung und Warmwasser gilt vorrangig die Heizkostenverordnung.

Darf ich den Schlüssel einfach ändern, weil der alte unpraktisch ist?

Nein. Ein vertraglich vereinbarter Schlüssel bindet beide Seiten. Eine Änderung ist grundsätzlich nur einvernehmlich möglich. Die Ausnahme regelt § 556a Abs. 2 BGB: Der Vermieter darf durch Erklärung in Textform auf einen verbrauchs- oder verursachungsabhängigen Maßstab umstellen, und zwar nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums.

Kann ich für jede Kostenart einen anderen Maßstab nehmen?

Ja, das ist sogar üblich. Aufzug und Grundsteuer nach Wohnfläche, Müllabfuhr nach Personen, Kabelanschluss nach Einheiten, Wasser nach Zählerstand. Wichtig ist nur, dass die Zuordnung im Vertrag gedeckt ist und in der Abrechnung durchgehend gleich gehandhabt wird.

Wie viele Personen zähle ich bei einem Untermieter oder einem Kind?

Beim Personenschlüssel zählt, wer tatsächlich in der Wohnung lebt, unabhängig vom Alter und unabhängig davon, ob die Person im Mietvertrag steht. Deshalb ist der Personenschlüssel pflegeintensiv: Ein- und Auszüge müssen unterjährig erfasst und zeitanteilig gewichtet werden.

Muss ich den Schlüssel in der Abrechnung erklären?

Die Abrechnung muss den Verteilerschlüssel angeben und nachvollziehbar machen, wie sich der Anteil des Mieters errechnet. Es genügt nicht, nur das Ergebnis zu nennen. Gesamtkosten, Maßstab, Gesamtmenge und Anteil des Mieters gehören sichtbar in die Aufstellung.

Was passiert bei einem falschen Schlüssel?

Ein falscher Maßstab ist in der Regel ein inhaltlicher Fehler, kein Formfehler. Die Abrechnung bleibt wirksam, der Betrag ist aber zu korrigieren. Rügt der Mieter fristgerecht, muss neu gerechnet werden. Ein Nachforderungsanspruch besteht nur, soweit die Abrechnungsfrist gewahrt ist.

Verteilerschlüssel wählen und ändern

Der Verteilerschlüssel entscheidet, wie aus den Kosten des Hauses der Betrag einer einzelnen Wohnung wird. Er ist damit die Stelle, an der die meisten Abrechnungen inhaltlich angegriffen werden. Die Rechenarbeit ist einfach; schwierig ist die Frage, welcher Maßstab überhaupt angewendet werden darf.

Was der Verteilerschlüssel regelt

Betriebskosten fallen für das Gebäude an, nicht für die Wohnung. Die Grundsteuer wird für das Grundstück erhoben, die Haftpflichtversicherung für das Objekt, die Hausreinigung für Treppenhaus und Hof. Der Verteilerschlüssel ist die Regel, nach der diese Gesamtsumme auf die Nutzer aufgeteilt wird.

Fehlt eine Vereinbarung, gilt der gesetzliche Auffangmaßstab: Nach § 556a Abs. 1 BGB sind Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, sind nach diesem Maßstab abzurechnen. Für Heizung und Warmwasser verdrängt die Heizkostenverordnung diese Regel weitgehend.

Der Schlüssel muss zwei Anforderungen erfüllen. Er muss vertraglich zulässig sein, und er muss auf einer Bezugsgröße beruhen, die tatsächlich vorliegt. Ein Verbrauchsschlüssel ohne Zähler ist ebenso wenig brauchbar wie ein Personenschlüssel ohne gepflegte Belegungsliste.

Die vier gebräuchlichen Maßstäbe

In der Wohnraumverwaltung kommen im Wesentlichen vier Maßstäbe vor. Jeder hat einen Bereich, in dem er sauber trägt, und einen, in dem er Streit erzeugt.

Wohnfläche. Der Standardfall und der gesetzliche Auffangmaßstab. Er ist stabil, leicht nachzuvollziehen und ändert sich über Jahre nicht. Voraussetzung ist eine belastbare Flächenermittlung. Wird die Fläche später korrigiert, wirkt das auf alle flächenbezogenen Positionen zugleich.
Personenzahl. Passt dort, wo die Kosten mit der Zahl der Bewohner steigen, etwa bei Müllabfuhr, teilweise bei Wasser und Abwasser. Der Maßstab ist gerecht, aber pflegeintensiv, weil er unterjährige Veränderungen abbilden muss.
Einheiten. Jede Wohnung trägt denselben Anteil. Sinnvoll bei Kosten, die je Anschluss oder je Wohnung entstehen, etwa Kabelanschluss, Rauchwarnmelderwartung oder Türsprechanlage. Bei stark unterschiedlichen Wohnungsgrößen wirkt der Maßstab schnell unbillig.
Verbrauch. Der genaueste Maßstab, aber nur so gut wie die Messtechnik. Er setzt Zähler oder Erfassungsgeräte voraus, deren Werte für den gesamten Abrechnungszeitraum vorliegen. Fehlen einzelne Werte, ist zu schätzen, und Schätzungen sind angreifbar.

Eine Mischung ist zulässig und in der Praxis der Normalfall. Es ist völlig üblich, die Grundsteuer nach Fläche, den Müll nach Personen und das Wasser nach Zählerstand zu verteilen. Was nicht geht, ist derselbe Kostenblock in einem Jahr nach Fläche und im nächsten nach Personen.

Was der Mietvertrag vorgibt

Steht im Vertrag ein Schlüssel, gilt dieser. Er bindet beide Seiten und geht dem gesetzlichen Auffangmaßstab vor. Deshalb beginnt jede Abrechnung mit einem Blick in den Vertrag und nicht in die Vorjahresabrechnung. Übernimmt man den Schlüssel Jahr für Jahr aus der letzten Datei, wird ein einmaliger Fehler dauerhaft.

Häufig sind die Vereinbarungen unvollständig. Der Vertrag nennt einen Maßstab für die Heizkosten und schweigt zum Rest, oder er verweist pauschal auf eine ortsübliche Verteilung. Für alle Positionen, die der Vertrag nicht regelt, greift der gesetzliche Maßstab. Eine unklare Klausel geht im Zweifel zulasten desjenigen, der sie gestellt hat, also regelmäßig zulasten des Vermieters.

Bei mehreren Verträgen in einem Haus kommt es vor, dass für dieselbe Kostenart unterschiedliche Schlüssel vereinbart sind. Das ist zulässig, führt aber zu einem Verteilungsproblem: Die Summe der Anteile muss die Gesamtkosten ergeben, und keine Position darf zweimal verteilt oder liegen bleiben. In solchen Häusern lohnt es sich, die Verträge einmal zu vereinheitlichen, sobald sich die Gelegenheit ergibt.

Wo der Schlüssel nicht frei wählbar ist

Bei Heizung und Warmwasser endet die Vertragsfreiheit weitgehend. Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens fünfzig und höchstens siebzig Prozent der Kosten nach dem erfassten Verbrauch abzurechnen sind. Der Rest wird nach einem Maßstab der Fläche oder des umbauten Raums verteilt. Eine abweichende Vereinbarung ist insoweit unwirksam.

Auch bei den Kosten der Kohlendioxidbepreisung ist die Aufteilung zwischen Vermieter und Mieter gesetzlich vorgegeben und nicht Sache des Verteilerschlüssels. Sie wird zuerst zwischen den Parteien aufgeteilt und erst danach der auf die Mieterseite entfallende Anteil auf die Nutzer verteilt. Wer beide Schritte vermischt, rechnet doppelt.

Wann eine Änderung zulässig ist

Der praktische Fall lautet meist: Der vereinbarte Schlüssel ist unpraktisch, weil die Belegungsdaten fehlen, oder er wird als ungerecht empfunden. Ein einseitiger Wechsel ist dann nicht möglich. Der Grundsatz ist einfach: Was vereinbart ist, kann nur einvernehmlich geändert werden.

Eine gesetzliche Ausnahme regelt § 556a Abs. 2 BGB. Danach darf der Vermieter durch Erklärung in Textform bestimmen, dass Betriebskosten künftig ganz oder teilweise nach einem Maßstab umgelegt werden, der dem erfassten Verbrauch oder der Verursachung Rechnung trägt. Zwei Grenzen sind dabei zu beachten: Die Erklärung wirkt nur für die Zukunft, und sie muss vor Beginn des Abrechnungszeitraums zugehen, für den sie gelten soll. Eine Umstellung mitten im Jahr oder rückwirkend ist ausgeschlossen.

Die Richtung der Umstellung ist damit vorgegeben. Der Weg vom Flächen- zum Verbrauchsschlüssel steht offen, der umgekehrte Weg nicht. Wer einen Verbrauchsmaßstab wieder verlassen will, braucht die Zustimmung des Mieters.

Für Heizkosten enthält die Heizkostenverordnung eine eigene Regelung, nach der der Gebäudeeigentümer den Abrechnungsmaßstab innerhalb der zulässigen Spanne ändern darf. Auch hier gilt: nur mit Wirkung für einen künftigen Abrechnungszeitraum und mit einer Mitteilung, die den Nutzern rechtzeitig zugeht.

Eine Änderung sollte immer schriftlich dokumentiert werden, mit Datum, betroffener Kostenart, altem und neuem Maßstab sowie dem ersten Abrechnungszeitraum, für den sie gilt. Diese Notiz ist zwei Jahre später mehr wert als jede Erinnerung.

Verteilung in der Eigentümergemeinschaft

In der Wohnungseigentümergemeinschaft heißt der Schlüssel Kostenverteilungsschlüssel, und er ergibt sich zunächst aus der Teilungserklärung, im Zweifel nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile. Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes kann die Gemeinschaft die Verteilung für einzelne Kosten oder bestimmte Kostenarten durch Beschluss ändern.

Für die Mietverwaltung ist der Unterschied wichtig: Der Schlüssel der Gemeinschaft bestimmt, was der vermietende Eigentümer zahlt. Was er davon auf seinen Mieter umlegen darf und nach welchem Maßstab, richtet sich allein nach dem Mietvertrag. Beide Ebenen sind getrennt zu rechnen. Die Jahresabrechnung der Gemeinschaft ist deshalb nie eine Betriebskostenabrechnung für den Mieter, sondern nur deren Grundlage.

Häufige Fehler in der Praxis

Der Schlüssel aus der Vorjahresdatei wird übernommen, ohne den Vertrag zu prüfen. Ein Fehler wächst dadurch über Jahre mit.
Die Gesamtfläche in der Abrechnung stimmt nicht mit der Summe der Einzelflächen überein. Das fällt jedem prüfenden Mieter sofort auf.
Leerstehende Einheiten werden aus dem Schlüssel herausgenommen. Der Eigentümer trägt den Anteil leerstehender Wohnungen selbst; er darf ihn nicht auf die übrigen Mieter verteilen.
Beim Personenschlüssel wird der Stand zum Jahresende zugrunde gelegt, statt Ein- und Auszüge zeitanteilig zu gewichten.
Gewerbeeinheiten im Haus laufen ungetrennt mit, obwohl sie einzelne Kostenarten deutlich stärker verursachen. Bei erheblicher Mehrbelastung ist ein Vorwegabzug zu prüfen.
Der Schlüssel wird in der Abrechnung nicht genannt. Damit fehlt ein Element, das für die Nachvollziehbarkeit erforderlich ist.

Umsetzung im SPro Manager

Der Verteilerschlüssel ist im SPro Manager je Kostenart hinterlegt, nicht pauschal je Objekt. Für jede Position ist damit sichtbar, ob nach Fläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch verteilt wird. Die Bezugsgrößen stehen an der Einheit: Wohnfläche, Zahl der Bewohner mit Zeitraum und die Zählerstände.

Beim Erstellen der Abrechnung wird die Summe der Einzelanteile gegen die Gesamtkosten geprüft. Weicht sie ab, etwa weil eine Fläche nachgetragen wurde oder eine Einheit im Zeitraum leer stand, erscheint der Hinweis vor dem Versand und nicht erst in der Rückfrage des Mieters. Leerstandszeiten bleiben dem Eigentümer zugeordnet.

Ändert sich ein Schlüssel, wird die Änderung mit dem ersten betroffenen Abrechnungszeitraum gespeichert. Ältere Abrechnungen bleiben dadurch mit dem Maßstab erhalten, mit dem sie erstellt wurden, und lassen sich auch Jahre später unverändert nachvollziehen. Die Aufstellung für den Mieter weist Gesamtkosten, Maßstab, Gesamtmenge und den eigenen Anteil getrennt aus.