Wenn das Geld der Gemeinschaft nicht reicht, wird nachgefordert. Die Sonderumlage ist dafür das übliche Mittel: ein zusätzlicher, einmaliger Vorschuss, den die Eigentümer beschließen und der nach dem geltenden Kostenschlüssel auf die Einheiten verteilt wird. Sie ist unbeliebt, weil sie kurzfristig Geld kostet, aber sie ist häufig die einzige Möglichkeit, eine notwendige Maßnahme zu finanzieren.
Wann eine Sonderumlage nötig wird
Drei Fälle kommen in der Praxis vor. Erstens die große Erhaltungsmaßnahme, für die die Erhaltungsrücklage nicht ausreicht: Dach, Fassade, Heizungserneuerung, Aufzug. Zweitens der unvorhergesehene Schaden, etwa ein Wasserschaden im Gemeinschaftseigentum, der sofort behoben werden muss. Drittens eine Finanzierungslücke im laufenden Betrieb, die entsteht, wenn die Vorschüsse zu niedrig kalkuliert wurden oder wenn größere Beträge von Eigentümern nicht eingehen.
Der dritte Fall verdient besondere Aufmerksamkeit. Wenn ein Eigentümer seine Vorschüsse schuldig bleibt, fehlt der Gemeinschaft Liquidität, obwohl die Forderung besteht. Die übrigen Eigentümer müssen die Lücke vorübergehend schließen; die Sonderumlage wird dann anteilig auf alle verteilt, einschließlich des säumigen Eigentümers. Kommt das Geld später herein, wird die Umlage zurückgeführt oder verrechnet.
Was eine Sonderumlage rechtlich ist
Das Wohnungseigentumsgesetz kennt den Begriff nicht. Die Sonderumlage ist rechtlich ein zusätzlicher Vorschuss und damit ein Nachtrag zum Wirtschaftsplan. Die Beschlusskompetenz folgt aus der Vorschrift, nach der die Wohnungseigentümer über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen beschließen (§ 28 Abs. 1 WEG).
Aus dieser Einordnung folgen zwei praktische Konsequenzen. Zum einen genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen; eine qualifizierte Mehrheit ist nicht erforderlich, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt. Zum anderen gilt für die Verteilung der Schlüssel, der für die zu finanzierende Kostenart gilt. Wer den Schlüssel ändern will, braucht dafür einen eigenen Beschluss (§ 16 Abs. 2 WEG).
Der Beschluss und sein Inhalt
Der Tagesordnungspunkt muss die Sonderumlage in der Einladung erkennbar machen, mit Zweck und Größenordnung. Eine Einladung, die nur von Finanzierungsfragen spricht, trägt keinen Beschluss über eine Umlage von achtzigtausend Euro.
Der Beschluss selbst sollte fünf Angaben enthalten:
- den Zweck: welche Maßnahme oder welcher Fehlbetrag finanziert wird
- den Gesamtbetrag der Umlage
- den Verteilungsschlüssel
- die Fälligkeit, mit konkretem Datum oder Ratenterminen
- gegebenenfalls die Zuordnung zur Erhaltungsrücklage, wenn die Mittel dort geführt werden
Bewährt hat sich, Maßnahme und Finanzierung in einem Zug zu beschließen, aber als zwei getrennte Beschlüsse: einen über die Beauftragung, einen über die Sonderumlage. Wird einer angefochten, bleibt der andere davon unberührt.
Verteilung und Höhe
Verteilt wird grundsätzlich nach Miteigentumsanteilen, soweit die Gemeinschaftsordnung oder ein Beschluss nichts anderes bestimmt. Betrifft die Maßnahme nur einen Teil der Anlage, etwa den Aufzug in einem von zwei Häusern, kommt eine abweichende Verteilung in Betracht; sie muss aber beschlossen werden und einen sachlichen Grund haben.
Die Höhe muss zum Zweck passen. Eine Sonderumlage auf Vorrat, ohne konkreten Anlass, ist nicht ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechend; dafür ist die Erhaltungsrücklage da. Umgekehrt darf die Umlage großzügig genug sein, um das Vorhaben ohne Nachschlag zu tragen.
Bei größeren Beträgen ist die Aufteilung in Raten üblich, etwa in drei Zahlungen über sechs Monate. Das erleichtert vielen Eigentümern die Zahlung und senkt die Ausfallquote. Die Raten gehören mit Datum in den Beschluss.
Zu klären ist auch, was mit einem Überschuss geschieht. Bleibt nach Abschluss der Maßnahme Geld übrig, gehört es der Gemeinschaft und nicht automatisch den Einzahlern. Ohne Regelung entsteht Streit darüber, ob ausgezahlt, verrechnet oder der Rücklage zugeführt wird. Nehmen Sie die Antwort gleich in den Beschluss auf; die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist der einfachste Weg, weil sie keine Rückzahlung an neunzig Konten erfordert.
Fälligkeit und Zahlung
Die Wohnungseigentümer können beschließen, wann Vorschüsse und Nachschüsse fällig werden (§ 28 Abs. 3 WEG). Nutzen Sie das: Ein konkretes Datum im Beschluss macht den Verzugsbeginn eindeutig und erspart die Mahnung als Voraussetzung des Verzugs.
Nach dem Beschluss geht an jeden Eigentümer eine Zahlungsaufforderung mit Betrag, Fälligkeit, Verwendungszweck und Bankverbindung der Gemeinschaft, unter Angabe des Beschlusses mit Datum und Nummer aus der Beschluss-Sammlung. Bei Lastschrifteinzug ist die Ankündigungsfrist zu beachten.
Vorgehen bei Zahlungsverzug
Zahlt ein Eigentümer nicht, ist die Gemeinschaft Gläubigerin der Forderung; sie wird von der Verwaltung vertreten. Ein bewährtes, gestuftes Vorgehen:
- Zahlungserinnerung kurz nach Fälligkeit, sachlich und mit Fristsetzung
- Mahnung mit Hinweis auf Verzugszinsen und die Absicht der gerichtlichen Geltendmachung
- gerichtliches Mahnverfahren oder Klage, je nach Höhe und Erwartung eines Widerspruchs
- nach Titelerlangung Zwangsvollstreckung
Verzugszinsen kann die Gemeinschaft nach den allgemeinen Vorschriften verlangen; bei einem Eigentümer, der Verbraucher ist, beträgt der gesetzliche Verzugszins fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Auch die Kosten der Rechtsverfolgung sind erstattungsfähig, soweit sie erforderlich waren.
Die Verwaltung darf die Forderung nicht liegen lassen. Ein Zuwarten über Jahre schadet der Gemeinschaft, weil Forderungen verjähren und Vermögenslagen sich verschlechtern. Legen Sie den Eigentümern in der Versammlung offen, welche Rückstände bestehen und wie sie verfolgt werden, ohne einzelne Personen bloßzustellen.
In schweren Fällen sieht das Gesetz als äußerstes Mittel die Entziehung des Wohnungseigentums vor. Sie kommt unter anderem in Betracht, wenn ein Eigentümer mit seinen Zahlungspflichten in erheblichem Umfang und länger als drei Monate in Verzug ist (§ 17 WEG). Das ist ein aufwendiges Verfahren und bleibt die Ausnahme, ist aber ein Argument, das säumige Eigentümer kennen sollten.
Eigentümerwechsel und Zwangsversteigerung
Schuldner der Sonderumlage ist, wer im Zeitpunkt der Beschlussfassung Eigentümer ist. Verkauft er anschließend, bleibt er der Gemeinschaft gegenüber verpflichtet; der Erwerber haftet für diese Altschuld nicht. Wie sich Verkäufer und Käufer intern einigen, ist Sache des Kaufvertrags.
Wird über das Wohnungseigentum die Zwangsversteigerung betrieben, genießen Ansprüche der Gemeinschaft auf Zahlung der laufenden Beträge und der Rückstände ein Vorrecht in einer bevorzugten Rangklasse, begrenzt auf fünf Prozent des festgesetzten Verkehrswerts (§ 10 Abs. 1 Nr. 2 ZVG). Das Vorrecht erfasst Rückstände aus dem Jahr der Beschlagnahme und den beiden vorangegangenen Jahren. Es geht damit älteren Grundpfandrechten vor und ist für die Gemeinschaft oft die einzige Chance auf Zahlung. Wer Rückstände jahrelang laufen lässt, verliert diesen Vorrang für die ältesten Beträge.
Umsetzung im SPro Manager
Die Sonderumlage wird als eigene Forderung je Einheit angelegt, abgeleitet aus Gesamtbetrag und Verteilungsschlüssel. Raten werden mit ihren Fälligkeiten geführt, sodass jede Rate für sich überwacht werden kann.
Zahlungseingänge werden den Forderungen zugeordnet; offene Beträge sind je Einheit und in der Summe sichtbar. Daraus entsteht eine Liste der Rückstände mit Alter der Forderung, die als Grundlage für Erinnerung, Mahnung und weitere Schritte dient. Der Schriftverkehr wird bei der Einheit abgelegt, sodass der Verlauf im Streitfall belegbar ist.
Der Beschluss, der die Umlage trägt, wird mit der Forderung verknüpft. In der Zahlungsaufforderung erscheinen Datum und Nummer des Beschlusses; in der Jahresabrechnung sind die Zahlungen als eigene Position erkennbar und werden nicht mit den laufenden Vorschüssen vermischt.