Die Jahresabrechnung schließt das Wirtschaftsjahr ab. Sie zeigt, was die Gemeinschaft eingenommen und ausgegeben hat, wie sich die Kosten auf die Einheiten verteilen und ob jemand nachzahlen muss. Seit der Reform von 2020 hat sich der Gegenstand des Beschlusses verändert, und das hat Folgen für die Formulierung der Beschlüsse und für die Angreifbarkeit der Abrechnung.
Was das Gesetz verlangt
Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Zu diesem Zweck hat die Verwaltung eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan aufzustellen, die darüber hinaus die Einnahmen und Ausgaben enthält (§ 28 Abs. 2 WEG).
Diese Konstruktion entspricht der beim Wirtschaftsplan. Beschlossen wird nicht das Zahlenwerk, sondern die Zahlungspflicht, die sich daraus ergibt. Ein Rechenfehler in einer einzelnen Position bringt deshalb nicht mehr die gesamte Abrechnung zu Fall; angefochten wird der Beschluss über die Nachschüsse, und das Gericht prüft, ob die Zahlungspflicht in der beschlossenen Höhe besteht.
Daneben ist nach Ablauf des Kalenderjahres ein Vermögensbericht zu erstellen (§ 28 Abs. 4 WEG). Er ist ein eigenes Dokument mit eigener Funktion und wird nicht beschlossen, sondern zur Verfügung gestellt.
Die Gesamtabrechnung
Die Gesamtabrechnung stellt alle Einnahmen und Ausgaben des Wirtschaftsjahres gegenüber. Sie ist eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung: Maßgeblich ist der Zahlungszeitpunkt. Eine Rechnung aus dem November, die im Februar des Folgejahres bezahlt wird, gehört in die Abrechnung des Folgejahres. Diese Regel wirkt zunächst unbefriedigend, macht die Abrechnung aber prüfbar, weil sich jede Position gegen einen Kontoauszug halten lässt.
Eine ordentliche Gesamtabrechnung enthält:
- die Anfangs- und Endbestände aller Konten der Gemeinschaft
- die Einnahmen, getrennt nach Vorschüssen und sonstigen Erträgen
- die Ausgaben nach Kostenarten, in der Gliederung des Wirtschaftsplans
- die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und Entnahmen aus ihr
- eine Darstellung, die den Übergang vom Anfangs- zum Endbestand nachvollziehbar macht
Die Gliederung sollte der des Wirtschaftsplans entsprechen. Nur dann lässt sich Plan gegen Ist stellen, und genau diese Gegenüberstellung ist das, was die Eigentümer in der Versammlung sehen wollen.
Die Einzelabrechnung
Für jede Einheit wird aus der Gesamtabrechnung eine Einzelabrechnung abgeleitet. Sie zeigt je Kostenart den angewandten Verteilungsschlüssel, den Anteil der Einheit und den Betrag. Die Summe aller Einzelabrechnungen muss die verteilten Kosten der Gesamtabrechnung ergeben; eine Kontrollzeile dafür gehört in jede Abrechnung.
Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung mit ihrem verbrauchsabhängigen Anteil. Die Verbrauchswerte kommen vom Messdienst und werden in die Einzelabrechnung übernommen. Weichen die Kosten der Wärmelieferung vom Abrechnungszeitraum des Messdienstes ab, ist das offenzulegen.
Die Einzelabrechnung schließt mit dem Kostenanteil der Einheit. Dieser Betrag ist noch nicht das, was gezahlt werden muss.
Wechselt der Eigentümer im Laufe des Jahres, wird die Einheit gleichwohl als Ganzes abgerechnet; die Gemeinschaft rechnet nicht mit zwei Personen für Teilzeiträume ab. Verpflichtet aus dem Beschluss über die Nachschüsse ist, wer im Zeitpunkt der Beschlussfassung Eigentümer ist. Die Aufteilung zwischen Verkäufer und Käufer regelt der Kaufvertrag, üblicherweise über eine Stichtagsregelung. Die Verwaltung stellt dafür die Zahlen bereit, nimmt die Aufteilung aber nicht selbst vor.
Die Abrechnungsspitze
Von dem Kostenanteil sind die für das Jahr beschlossenen Vorschüsse abzuziehen. Die verbleibende Differenz ist die Abrechnungsspitze. Ist sie positiv, wird ein Nachschuss eingefordert; ist sie negativ, werden die Vorschüsse angepasst oder ein Guthaben ausgekehrt, je nachdem, was beschlossen wird.
Entscheidend ist, dass die beschlossenen Vorschüsse abgezogen werden, nicht die tatsächlich gezahlten. Wer seine Vorschüsse schuldig geblieben ist, schuldet sie weiterhin aus dem Beschluss über den Wirtschaftsplan; dieser Rückstand darf nicht über die Abrechnung ein zweites Mal geltend gemacht werden. Andernfalls entstünde eine doppelte Forderung, und der Beschluss wäre insoweit fehlerhaft.
Der Beschlusstext sollte deshalb ausdrücklich von Nachschüssen und von der Anpassung der Vorschüsse sprechen, nicht davon, dass die Jahresabrechnung genehmigt wird. Rückstände aus dem Wirtschaftsplan werden gesondert dargestellt, damit jeder Eigentümer seine Gesamtlage erkennt, ohne dass sie Teil des Beschlusses werden.
Erhaltungsrücklage in der Abrechnung
Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist eine geschuldete Zahlung der Eigentümer und wird in der Einzelabrechnung als solche berücksichtigt. Entnahmen aus der Rücklage für eine Erhaltungsmaßnahme sind in der Gesamtabrechnung darzustellen, sodass erkennbar bleibt, wofür die Mittel verwendet wurden.
Wichtig ist die saubere Trennung zwischen dem Geldbestand und der Rücklage als Rechengröße. Der Kontostand des Rücklagenkontos und der rechnerische Stand der Rücklage können auseinanderfallen, etwa wenn Zuführungen beschlossen, aber nicht gezahlt wurden. Beides gehört offengelegt.
Der Vermögensbericht
Der Vermögensbericht ist nach Ablauf des Kalenderjahres zu erstellen. Er enthält den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens; er ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen (§ 28 Abs. 4 WEG).
Er ergänzt die Abrechnung um die Bestandssicht. Während die Abrechnung zeigt, was im Jahr geflossen ist, zeigt der Bericht, was die Gemeinschaft am Jahresende hat: Bankguthaben, Rücklagenstand, offene Forderungen gegen Eigentümer, Verbindlichkeiten, gegebenenfalls ein Darlehen und wesentliche Gegenstände wie eine Heizungsanlage oder Gartengeräte.
Ein Beschluss über den Vermögensbericht ist nicht vorgesehen. Die Verwaltung erfüllt ihre Pflicht, indem sie ihn erstellt und verfügbar macht, üblicherweise zusammen mit der Einladung zur Versammlung. Ein Beschluss, ihn zur Kenntnis zu nehmen, schadet nicht, ersetzt die Bereitstellung aber nicht.
Prüfung, Fristen und Belegeinsicht
Das Gesetz nennt keine Frist für die Aufstellung der Abrechnung. Ordnungsmäßige Verwaltung verlangt jedoch, dass sie zeitnah erfolgt; in der Praxis wird ein Zeitraum von etwa sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres erwartet. Wer später abrechnet, sollte den Grund benennen.
Ist ein Verwaltungsbeirat bestellt, soll die Jahresabrechnung von ihm geprüft und mit seiner Stellungnahme versehen werden, bevor der Beschluss gefasst wird (§ 29 Abs. 2 WEG). Diese Stellungnahme gehört in die Einladungsunterlagen.
Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Dazu gehören die Belege zur Abrechnung. Bieten Sie die Einsicht aktiv an, mit Terminen vor der Versammlung. Eine Abrechnung, deren Belege niemand sehen konnte, wird eher angefochten als eine, die offen lag.
Umsetzung im SPro Manager
Die Abrechnung entsteht aus den gebuchten Zahlungen. Kontobewegungen werden Kostenarten zugeordnet, und aus diesen Buchungen wird die Gesamtabrechnung erzeugt. Weil die Zuordnung an der einzelnen Bewegung hängt, lässt sich zu jeder Position der zugrunde liegende Zahlungsvorgang aufrufen; das ist genau die Sicht, die bei der Belegprüfung gebraucht wird.
Die Einzelabrechnungen werden mit den hinterlegten Verteilungsschlüsseln gerechnet. Die Abrechnungsspitze wird gegen die beschlossenen Vorschüsse gebildet, nicht gegen die gezahlten; offene Vorschüsse erscheinen getrennt als Rückstand. Damit ist die Trennung, die das Gesetz verlangt, in der Darstellung angelegt.
Der Vermögensbericht wird aus denselben Daten erzeugt: Kontostände zum Jahresende, Stand der Erhaltungsrücklage mit Zuführungen und Entnahmen, offene Forderungen gegen Eigentümer und bestehende Verbindlichkeiten. Abrechnung, Einzelabrechnungen und Bericht lassen sich zusammen mit der Einladung versenden und liegen anschließend bei der Gemeinschaft abgelegt.