Die Beschluss-Sammlung ist das Gedächtnis einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie beantwortet die Frage, die in jeder zweiten Diskussion auftaucht: Was gilt hier eigentlich? Beschlüsse binden auch den, der die Wohnung erst später gekauft hat. Ohne eine geordnete Sammlung weiß niemand mehr, welche Regeln in den zurückliegenden Jahren gefasst wurden, welche wieder aufgehoben und welche vor Gericht gekippt wurden.
Wozu die Beschluss-Sammlung dient
Der Gesetzgeber hat die Sammlung 2007 eingeführt, weil Erwerber von Wohnungseigentum in eine Rechtslage eintreten, die sie nicht kennen. Wer eine Wohnung kauft, übernimmt die bestehenden Beschlüsse: die Hausordnung, die Regelung zur Tierhaltung, den geänderten Kostenverteilungsschlüssel, die beschlossene Sanierung samt Finanzierung. Vor dem Kauf ist die Sammlung deshalb die wichtigste Unterlage neben Teilungserklärung, Wirtschaftsplan und Abrechnung.
Auch für die laufende Verwaltung ist sie unentbehrlich. Wer prüfen muss, ob eine Maßnahme schon beschlossen wurde, ob ein Verteilungsschlüssel geändert wurde oder ob eine frühere Regelung dem geplanten Antrag entgegensteht, findet die Antwort hier und nicht in einem Stapel von Protokollen.
Von der Niederschrift der Versammlung ist die Sammlung streng zu unterscheiden. Das Protokoll bildet den Verlauf einer einzelnen Versammlung ab, mit Anwesenheit, Aussprache und Abstimmungsergebnissen. Die Sammlung führt dagegen die Beschlüsse aller Versammlungen zusammen und zeigt den Bestand des geltenden Rechts in der Gemeinschaft. Beide Dokumente werden nebeneinander geführt; keines ersetzt das andere. Wer nur Protokolle ablegt, erfüllt die gesetzliche Pflicht nicht, selbst wenn sich alle Beschlüsse darin finden lassen.
Wer sie führt
Die Sammlung ist von der Verwaltung zu führen (§ 24 Abs. 7 WEG). Fehlt eine Verwaltung, trifft die Pflicht den Vorsitzenden der Wohnungseigentümerversammlung, es sei denn, die Eigentümer bestellen durch Beschluss eine andere Person für diese Aufgabe.
Die Pflicht besteht in jeder Gemeinschaft, auch in der kleinen Selbstverwaltung. Sie ist nicht abdingbar: Ein Beschluss, auf die Sammlung zu verzichten, wäre wirkungslos. Bei einem Verwalterwechsel gehört die Sammlung zu den Unterlagen, die herauszugeben sind; die neue Verwaltung setzt sie fort und beginnt keine neue.
Was eingetragen wird
Die Sammlung enthält den Wortlaut von drei Arten von Einträgen:
- die in der Eigentümerversammlung verkündeten Beschlüsse, mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung
- die außerhalb der Versammlung gefassten Beschlüsse, mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung
- die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen in wohnungseigentumsrechtlichen Streitigkeiten, mit Datum, Gericht und Parteien
Erfasst werden Beschlüsse und Entscheidungen ab dem 1. Juli 2007. Entscheidend ist der Wortlaut: Die Sammlung ist kein Protokollauszug und keine Zusammenfassung. Wer sinngemäß einträgt, nimmt der Sammlung genau die Eigenschaft, um derentwillen sie geführt wird.
Nicht hinein gehören Diskussionsbeiträge, Absichtserklärungen, Ankündigungen der Verwaltung und alles, was nicht als Beschluss verkündet wurde. Die Sammlung soll knapp und eindeutig sein.
Nummerierung, Anmerkungen, Löschung
Die Einträge sind fortlaufend zu nummerieren. Die Nummer ist die Adresse eines Beschlusses: Man kann sie zitieren, in Schreiben verwenden und in der Abrechnung darauf verweisen. Lücken oder doppelt vergebene Nummern machen die Sammlung wertlos, weil sie den Verdacht nähren, dass Einträge fehlen.
Ist ein Beschluss angefochten oder aufgehoben worden, ist das anzumerken. Die Anmerkung tritt neben den Eintrag; der ursprüngliche Wortlaut bleibt lesbar. Erst im Fall einer Aufhebung darf der Eintrag gelöscht werden. In der Praxis ist es fast immer besser, ihn stehen zu lassen und die Aufhebung zu vermerken, weil sich die Entwicklung dann nachvollziehen lässt.
Eintragungen und Löschungen sind unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen. Unverzüglich bedeutet ohne schuldhaftes Zögern, in der Praxis also innerhalb weniger Tage nach der Versammlung. Wer bis zur Fertigstellung des Protokolls wartet, verletzt die Pflicht, denn beide Aufgaben sind voneinander unabhängig.
Einsicht und Auskunft
Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Beschluss-Sammlung nehmen oder durch einen Bevollmächtigten nehmen lassen (§ 24 Abs. 8 WEG). Ein Grund muss nicht genannt werden. Die Einsicht erfolgt am Ort der Verwaltungsunterlagen zu üblichen Geschäftszeiten; wird die Sammlung elektronisch geführt, ist eine Bereitstellung in digitaler Form der einfachere Weg.
Ein eigenes Einsichtsrecht des Kaufinteressenten gibt es nicht. Er lässt sich vom verkaufenden Eigentümer bevollmächtigen; das ist üblich und wird von seriösen Verkäufern erwartet. Mieter haben kein Recht auf Einsicht in die Sammlung. Daneben besteht der allgemeine Anspruch jedes Eigentümers auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG), der weiter reicht als die Sammlung selbst.
Die Einsicht ist zu ermöglichen, nicht zu erschweren. Eine Verwaltung, die auf Anfragen erst nach Wochen reagiert oder Termine nur zu unpassenden Zeiten anbietet, verletzt ihre Pflicht. Umgekehrt kann sie verlangen, dass Anfragen gebündelt und in angemessenem Rahmen gestellt werden; ein Dauerauftrag auf wöchentliche Auskunft besteht nicht. Wird die Sammlung elektronisch geführt, löst sich die Frage meist von selbst, weil der Zugang jederzeit offensteht.
Folgen einer lückenhaften Sammlung
Eine nicht ordnungsmäßig geführte Sammlung ist ein handfester Mangel der Verwaltung. Seit 2020 kann die Verwaltung ohnehin jederzeit abberufen werden; ein wichtiger Grund ist dafür nicht nötig. Für die Frage, ob auch der Vertrag vorzeitig beendet oder Schadensersatz verlangt werden kann, bleibt die Sammlung aber ein naheliegender Anknüpfungspunkt, weil die Pflicht klar im Gesetz steht und ihre Verletzung leicht zu belegen ist.
Der größere Schaden entsteht meist praktisch. Wenn niemand mehr weiß, ob der Kostenverteilungsschlüssel für die Aufzugskosten geändert wurde, wird die Abrechnung angreifbar. Wenn ein Erwerber eine beschlossene Sonderumlage nicht kannte, weil sie nirgends dokumentiert war, entsteht Streit zwischen Käufer und Verkäufer, in den die Verwaltung hineingezogen wird.
Eine Sammlung ordentlich aufbauen
Wer eine unvollständige Sammlung übernimmt, sollte sie nicht neu beginnen, sondern rekonstruieren. Ein bewährtes Vorgehen:
- alle Protokolle ab dem 1. Juli 2007 zusammentragen
- je Protokoll die verkündeten Beschlüsse im Wortlaut übernehmen, chronologisch
- fortlaufend nummerieren, Ort und Datum je Eintrag ergänzen
- bekannte Anfechtungen und Aufhebungen als Anmerkung eintragen
- Urteilsformeln aus den Gerichtsverfahren der Gemeinschaft ergänzen
- die Lücken benennen, statt sie zu verschweigen
Eine Sammlung, in der offen vermerkt ist, dass für ein bestimmtes Jahr kein Protokoll auffindbar war, ist deutlich mehr wert als eine, die Vollständigkeit vortäuscht. Berichten Sie den Eigentümern über den Stand und lassen Sie die Rekonstruktion in der Versammlung zur Kenntnis nehmen.
Umsetzung im SPro Manager
Die Sammlung entsteht aus der Versammlung selbst. Wird ein Beschluss mit Wortlaut, Datum und Ergebnis erfasst und verkündet, wird daraus unmittelbar ein Eintrag mit fortlaufender Nummer. Der Text wird nicht abgeschrieben, sondern übernommen; damit entfällt die häufigste Fehlerquelle, nämlich die sinngemäße Wiedergabe.
Anfechtung und Aufhebung werden als Anmerkung am Eintrag geführt, mit Datum. Der ursprüngliche Wortlaut bleibt sichtbar, sodass sich der Verlauf nachvollziehen lässt. Gerichtliche Entscheidungen lassen sich als eigener Eintragstyp mit Gericht, Datum und Parteien aufnehmen.
Für die Einsicht steht die Sammlung als durchsuchbare Liste und als Ausdruck zur Verfügung. Eigentümer finden über die Suche die Beschlüsse zu einem Stichwort, etwa zur Hausordnung oder zu einem Verteilungsschlüssel, ohne sich durch Jahrgänge zu arbeiten. Für den Verkaufsfall lässt sich der Stand als Dokument erzeugen, das der Eigentümer seinem Käufer weitergeben kann.