Die Eigentümerversammlung ist das Organ, in dem die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ihre Entscheidungen trifft. Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes zum 1. Dezember 2020 ist die Gemeinschaft selbst rechtsfähig und Trägerin der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums; die Verwaltung führt die Geschäfte und vertritt die Gemeinschaft nach außen. Was intern gelten soll, entscheidet aber weiterhin die Versammlung. Wer sie sauber vorbereitet, spart sich später Streit über Beschlüsse, die aus formalen Gründen wieder kassiert werden.
Wer einberuft und wann
Einberufen wird durch die Verwaltung. Mindestens einmal im Jahr muss eine Versammlung stattfinden (§ 24 Abs. 1 WEG). Diese jährliche Versammlung ist keine Formsache: Ohne sie fehlt der Beschluss über die Vorschüsse, die Jahresabrechnung bleibt unerledigt, und die Gemeinschaft handelt ohne Grundlage.
Daneben gibt es zwei Wege, eine Versammlung außerhalb des Turnus zu erzwingen. Verlangt mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer schriftlich und unter Angabe des Zwecks die Einberufung, ist die Verwaltung dazu verpflichtet (§ 24 Abs. 2 WEG). Und wenn eine Verwaltung fehlt oder sich pflichtwidrig weigert, darf der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer selbst einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Das ist der Rettungsanker für Gemeinschaften, deren Verwaltung weggefallen ist.
Wichtig ist die Reihenfolge: Erst prüfen, wer einberufungsbefugt ist, dann einladen. Eine Einladung durch einen Unbefugten macht die dort gefassten Beschlüsse anfechtbar, auch wenn sie inhaltlich vernünftig sind.
Frist, Form und Tagesordnung
Die Einberufung erfolgt in Textform. Die Frist beträgt mindestens drei Wochen, es sei denn, es liegt ein Fall besonderer Dringlichkeit vor (§ 24 Abs. 4 WEG). Dringlichkeit ist eng zu verstehen: ein drohender Schaden, eine ablaufende Frist, eine Entscheidung, die keinen Aufschub duldet. Der Wunsch, schneller fertig zu werden, genügt nicht.
Bei der Fristberechnung zählen weder der Tag des Zugangs noch der Tag der Versammlung mit. Wer per Post einlädt, muss zusätzlich den Postlauf einkalkulieren. In der Praxis bedeutet das: vier Wochen vor dem Termin versenden, nicht drei.
Der Gegenstand der Beschlussfassung muss in der Einladung bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG). Diese Vorschrift ist der häufigste Stolperstein. Ein Tagesordnungspunkt „Verschiedenes“ trägt keinen Beschluss. Auch „Instandsetzung“ ist zu unbestimmt, wenn über einen konkreten Fassadenauftrag mit sechsstelligem Volumen entschieden werden soll. Die Eigentümer müssen anhand der Einladung erkennen können, worüber abgestimmt wird, damit sie entscheiden können, ob sie teilnehmen und wie sie sich vorbereiten.
Beschlussfähigkeit: das Quorum ist entfallen
Bis 2020 war die Versammlung nur beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten war. Blieb die Zahl darunter, musste zu einer Zweitversammlung geladen werden, die dann ohne Rücksicht auf die Anteile beschlussfähig war. Dieses Verfahren gibt es nicht mehr.
Heute ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig, unabhängig davon, wie viele Eigentümer erscheinen. Das beschleunigt Entscheidungen erheblich, verschiebt aber auch Gewicht: Wer nicht kommt und niemanden bevollmächtigt, wird überstimmt. Einladungen mit gut vorbereiteter Tagesordnung und beigefügtem Vollmachtsformular sind deshalb wichtiger geworden, nicht unwichtiger.
Vereinbarungen in der Gemeinschaftsordnung, die noch ein Quorum vorsehen, sollten überprüft werden. Sie stammen regelmäßig aus der Zeit vor der Reform und passen nicht mehr zum Gesetz.
Ablauf der Versammlung
Den Vorsitz führt die Verwaltung, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Der Vorsitzende eröffnet, stellt die Anwesenheit und die vertretenen Stimmen fest, arbeitet die Tagesordnung ab, lässt abstimmen und verkündet die Ergebnisse.
Ein bewährter Ablauf je Tagesordnungspunkt sieht so aus:
- Sachverhalt darstellen, Unterlagen benennen
- Aussprache mit Redeleitung, Wortmeldungen der Reihe nach
- Beschlussantrag im Wortlaut vorlesen, gegebenenfalls angepasst
- Abstimmung: Ja, Nein, Enthaltung
- Ergebnis feststellen und ausdrücklich verkünden
Die Verkündung ist kein Ritual, sondern der Akt, mit dem der Beschluss existent wird. Wer nur die Stimmen zählt und zum nächsten Punkt übergeht, hinterlässt eine unklare Lage. Formulieren Sie also deutlich: angenommen oder abgelehnt, mit Angabe der Stimmen.
Seit einer Änderung des Wohnungseigentumsgesetzes kann die Gemeinschaft mit einer Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass Versammlungen rein virtuell abgehalten werden (§ 23 Abs. 1a WEG). Der Beschluss ist zeitlich befristet und muss erneuert werden. Unabhängig davon kann die Gemeinschaft die Teilnahme per Bild- und Tonübertragung zulassen (§ 23 Abs. 1 WEG). Beides setzt eine Technik voraus, die Teilnahme, Aussprache und Abstimmung zuverlässig ermöglicht.
Vollmacht und Vertretung
Wer nicht teilnehmen kann, lässt sich vertreten. Vollmachten bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG). Eine E-Mail reicht damit aus; eine mündliche Bevollmächtigung nicht.
Viele Gemeinschaftsordnungen begrenzen den Kreis der möglichen Bevollmächtigten, etwa auf andere Wohnungseigentümer, den Ehegatten oder die Verwaltung. Solche Klauseln sind zu beachten; der Versammlungsleiter muss sie am Einlass prüfen. Legen Sie die Vollmachten der Niederschrift bei, damit später nachvollziehbar bleibt, wer für wen gestimmt hat.
Steht eine Einheit mehreren Personen gemeinschaftlich zu, können sie das Stimmrecht nur einheitlich ausüben (§ 25 Abs. 2 WEG). Uneinige Miteigentümer einer Wohnung bringen ihre Stimme also nicht ins Ergebnis.
Niederschrift und Verkündung
Über die gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen. Sie ist vom Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer zu unterschreiben; ist ein Verwaltungsbeirat bestellt, zusätzlich von dessen Vorsitzendem oder seinem Vertreter (§ 24 Abs. 6 WEG).
Das Protokoll sollte enthalten: Ort und Datum, Beginn und Ende, den Versammlungsleiter, die Feststellung der Anwesenheit und der vertretenen Stimmen, je Tagesordnungspunkt den Beschlussantrag im Wortlaut, das Abstimmungsergebnis mit Ja-, Nein- und Enthaltungsstimmen sowie die verkündete Feststellung. Eine Wortprotokollierung der Diskussion ist nicht erforderlich und meist schädlich, weil sie Angriffsflächen schafft, ohne die Beschlusslage klarer zu machen.
Die Niederschrift ist zügig zu erstellen und den Eigentümern zugänglich zu machen. Sie ist zugleich die Grundlage für die Eintragung in die Beschluss-Sammlung, die unverzüglich zu erfolgen hat. Jeder Eigentümer kann außerdem Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG).
Typische Fehler und ihre Folgen
Formfehler führen selten zur Nichtigkeit, aber regelmäßig zur Anfechtbarkeit. Der Beschluss bleibt dann zunächst gültig; wird er aber fristgerecht angefochten und vom Gericht für ungültig erklärt, fällt er weg, oft nach einem Jahr Verfahrensdauer und mitten in der Umsetzung.
- Einladung zu spät versandt oder an eine veraltete Adresse
- Tagesordnungspunkt zu unbestimmt bezeichnet
- Ein Eigentümer wurde übersehen
- Vollmachten nicht in Textform oder nicht geprüft
- Beschluss nicht verkündet oder Ergebnis nicht festgestellt
- Protokoll ohne die erforderlichen Unterschriften
Der Aufwand, diese Punkte abzusichern, ist gering im Verhältnis zum Schaden eines gekippten Beschlusses über eine Dachsanierung. Eine Checkliste, die bei jeder Versammlung gleich abgearbeitet wird, ist hier das wirksamste Mittel.
Umsetzung im SPro Manager
Die Einladung entsteht aus den hinterlegten Daten der Gemeinschaft: Eigentümerliste mit aktuellen Anschriften, Miteigentumsanteilen und Stimmrechten. Wer verkauft hat, fällt heraus, sobald der Eigentümerwechsel erfasst ist. Damit entfällt die häufigste Ursache für eine fehlerhafte Einberufung.
Die Tagesordnung wird als Liste von Punkten mit dem jeweiligen Beschlussantrag im Wortlaut angelegt. Anlagen wie Angebote, Wirtschaftsplan oder Abrechnung werden dem Punkt zugeordnet und mit der Einladung versendet. Das Versanddatum wird festgehalten, sodass die Dreiwochenfrist belegbar ist.
In der Versammlung werden Anwesenheit und Vollmachten erfasst; die vertretenen Stimmen ergeben sich daraus automatisch. Je Punkt werden Ja-, Nein- und Enthaltungsstimmen eingetragen, das Ergebnis wird festgestellt. Aus diesen Angaben entsteht die Niederschrift mit den vorgesehenen Unterschriftsfeldern, und die gefassten Beschlüsse gehen im Wortlaut und fortlaufend nummeriert in die Beschluss-Sammlung über, ohne dass sie ein zweites Mal abgetippt werden müssen.