Die Wohnungsgeberbestätigung ist ein kleines Dokument mit klaren Regeln. Sie wird trotzdem regelmäßig zu spät ausgestellt, weil sie in der Übergabehektik untergeht. Für die Verwaltung ist sie ein guter Kandidat für einen festen Ablauf: Sie gehört zur Übergabe wie der Schlüssel und das Protokoll.
Wozu es die Bescheinigung gibt
Bis 2015 konnte sich jeder anmelden, ohne nachzuweisen, dass er tatsächlich irgendwo wohnt. Das Bundesmeldegesetz hat die Mitwirkung des Wohnungsgebers deshalb wieder eingeführt. Der Gedanke dahinter ist einfach: Wer eine Wohnung überlässt, weiß, wer dort einzieht, und bestätigt das gegenüber der Meldebehörde.
Der Nutzen liegt bei der Verwaltung des Melderegisters und bei der Bekämpfung von Scheinanmeldungen. Ohne die Bestätigung nimmt die Meldebehörde die Anmeldung nicht entgegen. Für den Mieter hängt daran mehr, als es zunächst scheint: ohne Meldung keine Ummeldung des Fahrzeugs, kein Bewohnerparkausweis, Schwierigkeiten bei Bank, Schule und Behörden.
Für den Vermieter ist die Bestätigung umgekehrt ein Beleg dafür, wer die Wohnung bewohnt. Das ist in Auseinandersetzungen über unerlaubte Überlassung an Dritte gelegentlich hilfreich.
Wer Wohnungsgeber ist
Wohnungsgeber ist, wer einer anderen Person eine Wohnung tatsächlich zur Nutzung überlässt. Das ist in aller Regel der Vermieter, aber nicht zwingend der Eigentümer.
- Bei gewöhnlicher Vermietung: der Vermieter.
- Bei Untermiete: der Hauptmieter, weil er die Wohnung überlässt.
- Bei Eigentumswohnungen, die vermietet sind: der vermietende Eigentümer, nicht die Gemeinschaft.
- Bei Wohnheimen und ähnlichen Einrichtungen: der Betreiber.
- Wenn jemand unentgeltlich aufgenommen wird: die Person, die die Wohnung innehat.
Ist der Wohnungsgeber nicht zugleich Eigentümer, muss die Bestätigung auch den Eigentümer benennen. Das ist der Grund, warum das Formular ein eigenes Feld dafür hat, das bei Untermietverhältnissen zwingend auszufüllen ist.
Fristen für Mieter und Wohnungsgeber
Zwei Fristen laufen parallel, und beide knüpfen an den tatsächlichen Einzug an, nicht an den Beginn des Mietvertrags.
Der Einziehende hat sich innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug bei der Meldebehörde anzumelden. Der Wohnungsgeber hat die Bestätigung ebenfalls innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug auszustellen und dem Einziehenden zu übergeben.
In der Praxis heißt das: Die Bestätigung sollte spätestens am Tag der Schlüsselübergabe fertig sein. Ein Mieter, der am Einzugstag das Papier in der Hand hält, hält seine Frist ohne Aufwand ein; ein Mieter, der zehn Tage hinterhertelefonieren muss, ruft in der Verwaltung an.
Was hineingehört
Das Bundesmeldegesetz bestimmt den Inhalt. Erforderlich sind:
- Name und Anschrift des Wohnungsgebers
- Angabe, ob es sich um einen Einzug oder einen Auszug handelt
- Datum des Einzugs beziehungsweise des Auszugs
- Anschrift der Wohnung, gegebenenfalls mit Lage im Gebäude
- Namen aller meldepflichtigen Personen, die einziehen
- Name und Anschrift des Eigentümers, wenn der Wohnungsgeber nicht selbst Eigentümer ist
Alle Personen sind zu nennen, auch Kinder. Wer nur den Hauptmieter aufführt, zwingt die übrigen Bewohner zu einem zweiten Anlauf. Prüfen Sie die Schreibweise der Namen anhand des Mietvertrags oder des Ausweises; Meldebehörden nehmen Abweichungen genau.
Nicht in die Bestätigung gehören Angaben zum Mietverhältnis, also Miethöhe, Vertragslaufzeit oder Kaution. Die Meldebehörde benötigt sie nicht, und sie preiszugeben ist datenschutzrechtlich nicht gerechtfertigt.
Ein eigenes Formular ist nicht vorgeschrieben. Die meisten Kommunen stellen eines bereit, und es ist sinnvoll, es zu verwenden, weil die Sachbearbeitung darauf eingestellt ist. Ein selbst erstelltes Schreiben genügt ebenfalls, solange es alle geforderten Angaben enthält und unterschrieben ist. Für eine Verwaltung mit Objekten in mehreren Städten ist ein eigenes, vollständiges Muster meist praktischer als acht verschiedene Stadtformulare.
Zu unterscheiden ist außerdem zwischen Haupt- und Nebenwohnung. Wer mehrere Wohnungen im Inland hat, meldet jede an und bestimmt eine davon zur Hauptwohnung; maßgeblich ist der Schwerpunkt der Lebensbeziehungen. Für die Bestätigung des Wohnungsgebers ändert das nichts: Sie wird für jede Wohnung ausgestellt, in die eingezogen wird. Die Einordnung als Haupt- oder Nebenwohnung nimmt der Einziehende bei der Meldebehörde vor, nicht der Vermieter. Das ist auch deshalb wichtig, weil manche Städte eine Zweitwohnungsteuer erheben und Bewohner die Verwaltung gelegentlich um eine passende Formulierung bitten.
Auszug und Abmeldung
Beim gewöhnlichen Umzug innerhalb Deutschlands gibt es keine Abmeldung. Die Anmeldung am neuen Wohnort erledigt alles Weitere; die alte Meldebehörde wird automatisch informiert. Eine Auszugsbestätigung ist in diesem Fall nicht auszustellen.
Anders liegt es in zwei Fällen. Zieht jemand ins Ausland, muss er sich abmelden. Gibt jemand eine Nebenwohnung auf, ohne eine neue Wohnung im Inland zu beziehen, gilt dasselbe. Nur dann ist auch eine Bestätigung des Wohnungsgebers über den Auszug erforderlich, mit dem Datum des Auszugs.
Für die Verwaltung heißt das: Nicht jeder ausziehende Mieter braucht ein Papier. Fragt er danach, klären Sie zunächst, wohin er zieht. Eine Auszugsbestätigung ohne Anlass auszustellen schadet zwar nicht, erzeugt aber unnötige Vorgänge.
Vollmacht an die Verwaltung
Der Wohnungsgeber kann sich vertreten lassen. Die Verwaltung stellt die Bestätigung dann im Namen des Eigentümers aus. Grundlage ist die Vollmacht aus dem Verwaltervertrag; sinnvoll ist eine ausdrückliche Erwähnung, damit im Zweifel klar ist, dass die Vertretung auch melderechtliche Erklärungen umfasst.
Auf dem Formular wird der Eigentümer als Wohnungsgeber genannt, die Verwaltung unterschreibt mit einem Zusatz, der die Vertretung erkennen lässt. Eine Anschrift der Verwaltung als Kontaktadresse ist üblich und unproblematisch.
Wichtig ist, dass die Zuständigkeit intern eindeutig geregelt ist. Wenn drei Personen glauben, jemand anderes habe die Bestätigung ausgestellt, liegt sie am Ende nicht vor. Eine Zuordnung im Übergabeablauf löst dieses Problem zuverlässiger als jede Erinnerung.
Bußgeld und Scheinanmeldung
Wer die Bestätigung nicht, nicht rechtzeitig, nicht vollständig oder nicht richtig ausstellt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Der Rahmen reicht bis zu tausend Euro. Dieselbe Größenordnung gilt für den Mieter, der sich verspätet anmeldet.
Deutlich strenger behandelt das Gesetz die Scheinanmeldung, also die Bestätigung eines Einzugs, der tatsächlich nicht stattfindet. Wer wissentlich eine Wohnanschrift für eine Anmeldung zur Verfügung stellt, ohne dass dort jemand wohnt, muss mit einem erheblich höheren Bußgeld rechnen. Anfragen dieser Art kommen vor und sind ausnahmslos abzulehnen.
Ein Zurückbehaltungsrecht gibt es nicht. Auch wenn Miete offen ist oder Streit über die Übergabe besteht, ist die Bestätigung auszustellen. Forderungen werden auf dem dafür vorgesehenen Weg verfolgt.
Umsetzung im SPro Manager
Im SPro Manager entsteht die Wohnungsgeberbestätigung aus den Daten, die ohnehin vorliegen: Anschrift der Einheit mit Lage im Gebäude, Eigentümer, Mieter und alle im Mietverhältnis erfassten Bewohner sowie das Einzugsdatum. Das Dokument wird erzeugt und beim Mietverhältnis abgelegt, sodass später nachvollziehbar ist, wann es ausgestellt wurde.
Beim Anlegen eines Mietverhältnisses erscheint die Bestätigung als Aufgabe mit Frist, gerechnet ab dem Einzugsdatum. So bleibt der Vorgang sichtbar, bis er erledigt ist, und hängt nicht daran, dass jemand am Übergabetag daran denkt.
Für den Auszug gibt es das entsprechende Dokument, das nur dann angeboten wird, wenn es benötigt wird. Ob die Verwaltung im Namen des Eigentümers zeichnen darf, ergibt sich aus dem hinterlegten Verwaltervertrag; die rechtliche Prüfung der Vollmacht nimmt die Software niemandem ab.