Gesetzliche Fristen
Jede dieser Pflichten hat ein Datum, und hinter jedem Datum steht eine Folge: eine verlorene Nachforderung, eine unwirksame Mieterhöhung, ein Bußgeld. Hier stehen alle sieben mit Frist, Folge und Rechtsgrundlage.
Fristen sind der einzige Teil der Verwaltung, bei dem Sorgfalt allein nicht hilft: Wer den Termin nicht kennt, kann ihn nicht einhalten. Vier der sieben Fristen lassen sich aus Daten errechnen, die in jeder Verwaltung ohnehin vorliegen. Die drei übrigen belegen eine Handlung in der Wirklichkeit — die Probe, die Prüfung, den Ausweis — und brauchen ein eingetragenes Datum.
Der tägliche Prüflauf
So arbeitet die Fristenüberwachung: Sie geht Objekt für Objekt und Wohnung für Wohnung jede Pflicht durch, rechnet die nächste Fälligkeit aus und meldet sich, bevor die Frist abläuft.
Gilt je Objekt. Versäumt: Nachforderung komplett verloren.
Gilt je Objekt. Versäumt: Bußgeld.
Gilt je Objekt. Versäumt: Haftung bei Erkrankung.
Gilt je Wohnung. Versäumt: Versicherungsschutz gefährdet.
Gilt je Objekt. Versäumt: bis 10.000 € Bußgeld.
Gilt je Mietverhältnis. Versäumt: Verzugszinsen.
Gilt je Mietverhältnis. Versäumt: Erhöhung unwirksam.
Übersicht
| Pflicht | Gilt je | Frist | Wird sie versäumt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|---|
| Nebenkostenabrechnung | Objekt | 12 Monate | Nachforderung komplett verloren | § 556 Abs. 3 BGB |
| Heizungsprüfung | Objekt | bis 30.09.2027 | Bußgeld | § 60b GEG |
| Legionellenprüfung | Objekt | alle 3 Jahre | Haftung bei Erkrankung | § 14b TrinkwV |
| Rauchmelder-Wartung | Wohnung | jährlich | Versicherungsschutz gefährdet | DIN 14676, Landesbauordnungen |
| Energieausweis | Objekt | 10 Jahre | bis 10.000 € Bußgeld | § 108 GEG |
| Kautionsabrechnung | Mietverhältnis | nach Auszug | Verzugszinsen | § 551 BGB |
| Mieterhöhung | Mietverhältnis | Sperrfrist 15 Monate | Erhöhung unwirksam | § 558 Abs. 1 BGB |
Die Angaben geben den Stand der genannten Vorschriften wieder und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall. Landesrecht kann abweichen, etwa bei den Rauchwarnmeldern.
Ein Tag zu spät
Musterstraße 12, Oberhausen
Nebenkostenabrechnung 2024
Wohnung 3, 2. Obergeschoss
Frist gewahrt, Nachforderung durchsetzbar
Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung beim Mieter sein. Einen Tag später können Sie eine Nachzahlung nicht mehr verlangen — ein Guthaben müssen Sie weiterhin auszahlen. In diesem Beispiel sind das 1.240,00 €, die nicht an einem Streit scheitern, sondern an einem Datum.
Der SPro Manager kennt das Ende jedes Abrechnungszeitraums, weil es ohnehin in den Stammdaten steht. Er rechnet daraus die Frist und meldet sie 90 Tage vorher — also zu einem Zeitpunkt, an dem die Abrechnung noch in Ruhe zu erstellen ist.
Das teuerste Versäumnis
Der Ausweis gilt zehn Jahre. Läuft er ab und Sie vermieten weiter, ohne ihn vorzulegen, ist das eine Ordnungswidrigkeit. Zehn Jahre sind lang genug, dass niemand von sich aus daran denkt — und kurz genug, dass es jeden Vermieter einmal trifft.
§ 108 GEG
Gerechnet oder nachgewiesen
Der Unterschied entscheidet darüber, wie viel Arbeit bleibt. Abgeleitete Fristen rechnet das Programm selbst aus — daran kann niemand etwas vergessen. Erfasste Fristen belegen eine Handlung: Der Schornsteinfeger war da, das Labor hat die Probe genommen, der Melder wurde geprüft.
Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung beim Mieter sein. Danach können Sie nichts mehr nachfordern — ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
Das Programm rechnet die Frist aus Daten, die ohnehin erfasst sind.
Meldung 90 Tage vor Fälligkeit · je Objekt
Heizungen mit Wasser als Wärmeträger, die seit mehr als zwei Jahren laufen, müssen einmalig geprüft und optimiert werden. Betroffen sind Gebäude ab sechs Wohneinheiten.
Sie tragen das Datum der letzten Durchführung ein, die nächste Fälligkeit folgt daraus.
Meldung 180 Tage vor Fälligkeit · je Objekt
Vermietete Gebäude mit Großanlage zur Trinkwassererwärmung — Speicher über 400 Liter oder mehr als 3 Liter Inhalt in der Leitung — sind alle drei Jahre zu beproben.
Sie tragen das Datum der letzten Durchführung ein, die nächste Fälligkeit folgt daraus.
Meldung 90 Tage vor Fälligkeit · je Objekt
Jeder Rauchwarnmelder ist einmal im Jahr auf Funktion zu prüfen. Der Nachweis zählt je Wohnung, denn geprüft wird selten im ganzen Haus am selben Tag.
Sie tragen das Datum der letzten Durchführung ein, die nächste Fälligkeit folgt daraus.
Meldung 60 Tage vor Fälligkeit · je Wohnung
Der Ausweis gilt zehn Jahre ab Ausstellung. Bei Neuvermietung muss er unaufgefordert vorgelegt werden, schon in der Anzeige gehören seine Kennwerte hinein.
Sie tragen das Datum der letzten Durchführung ein, die nächste Fälligkeit folgt daraus.
Meldung 180 Tage vor Fälligkeit · je Objekt
Nach dem Auszug haben Sie eine angemessene Überlegungsfrist, in der Regel drei bis sechs Monate. Danach ist die Kaution abzurechnen und auszuzahlen, sonst schulden Sie Verzugszinsen.
Das Programm rechnet die Frist aus Daten, die ohnehin erfasst sind.
Meldung 45 Tage vor Fälligkeit · je Mietverhältnis
Die Miete muss fünfzehn Monate unverändert gewesen sein, bevor die nächste Erhöhung wirksam werden kann. Das Schreiben selbst dürfen Sie drei Monate vorher aufsetzen.
Das Programm rechnet die Frist aus Daten, die ohnehin erfasst sind.
Meldung, sobald die Sperrfrist endet · je Mietverhältnis
In der Praxis sind es sieben: die Nebenkostenabrechnung binnen zwölf Monaten, die einmalige Heizungsprüfung bis 30.09.2027, die Legionellenprüfung alle drei Jahre, die jährliche Rauchwarnmelder-Wartung, der Energieausweis mit zehn Jahren Gültigkeit, die Kautionsabrechnung nach dem Auszug und die Sperrfrist von fünfzehn Monaten vor der nächsten Mieterhöhung.
Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, sofern Sie die Verspätung zu vertreten haben. Ein Guthaben bleibt auch nach Fristablauf auszuzahlen.
Alle drei Jahre, wenn das vermietete Gebäude eine Großanlage zur Trinkwassererwärmung hat — also einen Speicher über 400 Liter oder mehr als drei Liter Inhalt in der Leitung zwischen Erwärmung und Entnahme (§ 14b TrinkwV). Bei einer Erkrankung stellt sich die Haftungsfrage nach dem Prüfnachweis.
Einmal im Jahr, und zwar je Wohnung: Nach DIN 14676 und den Landesbauordnungen ist jeder Melder auf Funktion zu prüfen. Weil in einem Haus selten alles am selben Tag geprüft wird, zählt der Nachweis für jede Einheit einzeln. Fehlt er, kann der Versicherungsschutz im Schadensfall gefährdet sein.
Zehn Jahre ab Ausstellung. Bei Neuvermietung ist er unaufgefordert vorzulegen, und schon die Anzeige muss seine Kennwerte enthalten. Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten und können mit bis zu 15.000 Euro geahndet werden (§§ 79 ff. GEG).
Die Miete muss fünfzehn Monate unverändert gewesen sein, bevor die Erhöhung auf die ortsübliche Vergleichsmiete wirksam wird (§ 558 Abs. 1 BGB). Das Schreiben dürfen Sie drei Monate vor Ablauf dieser Sperrfrist aufsetzen. Zu früh erklärt, ist die Erhöhung unwirksam.
Nach dem Auszug steht Ihnen eine angemessene Überlegungsfrist zu, in der Regel drei bis sechs Monate. Danach ist die Kaution abzurechnen und der Rest auszuzahlen; sonst geraten Sie in Verzug und schulden Zinsen (§ 551 BGB).
Ja. Vier Fristen rechnet das Programm aus Daten, die ohnehin erfasst sind — Abrechnungszeitraum, letzte Mieterhöhung, Ende des Mietverhältnisses. Für die übrigen tragen Sie das Datum der letzten Durchführung ein. Überwacht wird je Objekt, je Wohnung und je Mietverhältnis; die Rauchwarnmelder-Wartung ausdrücklich für jede einzelne Wohnung.
Legen Sie Ihre Objekte und Einheiten an, und der SPro Manager überwacht alle sieben Pflichten von selbst: je Objekt die Heizungsprüfung, die Legionellenprüfung, den Energieausweis und die Abrechnungsfrist, je Mietverhältnis die Kautionsabrechnung und die Sperrfrist der Mieterhöhung — und die Rauchwarnmelder-Wartung für jede einzelne Wohnung. Bis zu zwei Einheiten bleiben dauerhaft kostenlos.
